2 892

12 секретов эффективной работы от глав крупных компаний

Для тех, кто всерьез настроен на карьерный рост

Продуктивно делать свою работу — прямой путь к повышению. Ведь у целеустремленного сотрудника, выполняющего все задачи, гораздо больше шансов стать руководителем. И даже найти руководящую должность в другом месте или открыть свое дело.

Сервис Hive собрал советы руководителей крупных компаний и бизнес-экспертов для тех, кто хочет работать максимально продуктивно. Пересказываем их статью.

1. Ежедневно ставьте цели

Разберитесь, над достижением каких целей вы хотите работать каждый день. Я заношу в список небольшое количество важных задач или целей на день.
Рэйчел Хаурвиц, генеральный директор Caribou Biosciences

Хаурвиц говорит, что садится каждое утро с чистым листком бумаги и спрашивает себя: «Как я буду строить свою компанию сегодня?» Поступая так же, вы сможете определять наиболее важные задачи, которые и будете выполнить в течение дня. А со списком будет удобно отслеживать прогресс.

Конечно, у всех есть рутинные дела. Но при этом каждый рабочий день должен способствовать вашему успеху в будущем.

Такой список поможет вам не сбиться с пути и мотивировать себя. Вы посвятите свой день чему-то одному и не будете бегать в завале от одного дела к другому, пытаясь выяснить, как переделать всю эту хаотичную кучу дел.

2. Делайте в первую очередь самое сложное

Я очень люблю совет «съесть сначала лягушку». Это значит начать свой день с самой сложной или наименее приятной задачи.
Джон Фурно, генеральный директор Hive

У вас есть список дел на день, но самый сложный вопрос — с чего начать? Фурно говорит, что начинать надо с самого сложного и неприятного.

В начале дня у вас максимум энергии и минимум отвлекающих факторов, поэтому вам легче сосредоточиться на сложных задачах. А еще выполнение самой сложной задачи задаст тон на весь день и прибавит мотивации.

Один из способов придерживаться этого распорядка — отключить все отвлекающие факторы. Не проверяйте свою электронную почту или социальные сети, пока лягушка не будет съедена.

3. Каждую пятницу подводите итоги недели

Просматривайте свой дневник в конце каждой недели. Распечатайте на бумаге и посмотрите. Это изменит ваше отношение ко времени.
Скотт Фаркуар, один из генеральных директоров Atlassian

Некоторые люди ложатся спать с кучей мыслей в голове. И у них совершенно нет времени осмыслить, что уже сделано: они слишком обеспокоены тем, что ждет их в будущем.

Фаркуар говорит, что каждую пятницу он находит время, чтобы сесть и ответить на три важных вопроса о прошедшей неделе:
1. Добился ли я того, чего хотел?
2. Действительно ли мне было нужно присутствовать на всех встречах, которые я посещал?
3. Мог ли я достичь этих результатов за более короткие сроки?

Это очень полезный инструмент, который поможет определить, действительно ли вы распоряжаетесь своим временем разумно.

4. Определите наиболее продуктивное время дня

Поймите, как работает ваш мозг и когда вы наиболее продуктивны. Лично я перестал ходить на обед, чтобы продуктивно работать как можно дольше.

Райан Смит, генеральный директор и соучредитель Qualtrics

У каждого есть время, когда он максимально сконцентрирован и продуктивен. У некоторых это утро, а у некоторых — обед или конец рабочего дня.

Смит говорит, что наиболее продуктивно он проводит время до полудня. Поэтому он назначает все встречи на вторую половину дня, чтобы они не мешали ему усердно работать в самые продуктивные часы.

Он часто работает во время обеда и составляет расписание так, чтобы задачи, требующие наибольшего внимания и творческой энергии, приходились на начало дня.

5. Начните с пяти минут

Если вы не хотите что-то делать, договоритесь с собой, что поделаете это хотя бы пять минут. А потом вы начнете и не заметите, как доделаете.
Кевин Систром, соучредитель «Инстаграма»

Прокрастинация — враг продуктивности. Но кто из нас не прокрастинировал на работе?

Систром говорит, что он побеждает прокрастинацию, отводя на работу, которую он откладывает, пять минут. После того как они истекают, он, будто по инерции, продолжает работать, пока не доделает задачу.

Это прекрасный пример того, что самое сложное и важное — начать. Иногда отложить задачу полезно, но в большинстве случаев стоит приступить к ней хотя бы чуть-чуть — ваша продуктивность повысится, потому что вы не позволите работе скапливаться, как грязной посуде.

6. Определите свои приоритеты

Когда вы говорите «у меня нет времени» — это значит, вы говорите «это не приоритетно для меня». Если кто-то предложит вам кучу денег за то, на что у вас не хватает времени, вы, вероятно, его найдете. Поэтому дело не во времени, а в том, что эта задача сейчас не важна. И это отлично. Многие вещи могут быть важными в теории, но ненужными именно в этот момент. Отслеживайте это — и вы вернете себе контроль над своим временем.

Лора Вандеркам, автор и специалист по продуктивности

Такой взгляд на вещи позволяет вам контролировать свой день. Вместо того чтобы чувствовать себя перегруженным, потому что времени не хватает на все дела, вы определяете свои главные приоритеты и сосредотачиваетесь на них. А остальное может подождать.

7. Установите границы

Чтобы делать свою работу как можно лучше, я концентрируюсь только на одной задаче за раз и не беру новые. Если вы не установите свое расписание, границы и ожидания с самого начала, люди будут этим пользоваться. Поэтому важно помнить о своих границах и о том, как сообщать о них другим.

Карен Эдгар, менеджер HBO в WarnerMedia

Всем знакомо это чувство: вы составляете список дел на день, садитесь за него, а затем часами отвечаете на вопросы и сообщения коллег. Внезапно наступает время обеда — и у вас уже столько разных задач, что вы не знаете, на чем сосредоточиться. А что еще более неприятно — вы даже не дошли до собственного списка дел.

Чтобы меньше отвлекаться, Карен Эдгар с самого начала устанавливает границы с коллегами. Есть ли определенные часы, которые вы хотите выделить на свои задачи? Есть ли время, когда люди могут обращаться к вам с вопросами? Установите эти границы, расскажите о них коллегам — и вы сможете оптимизировать свой график.

8. Изолируйте себя от отвлекающих факторов

Отключайте всё — электронную почту, телефон, биржевые котировки, новости и так далее. Делайте это как можно чаще и сосредоточивайтесь на одной задаче без перерыва.

Дайан Маккивер, соучредитель и главный инвестиционный директор Ides Capital

Вы когда-нибудь отвлекались от задачи, над которой усердно работали, из-за того, что вам прислали сообщение в «Фейсбуке» или электронное письмо? Эти отвлекающие факторы обычно не требуют мгновенной реакции, но когда они возникают в момент особой сосредоточенности — то сильно мешают.

Маккивер сказала, что она выключает всё, когда ей нужно потратить несколько минут или даже часов на работу над проектом. Когда уведомления не приходят, она не отвлекается от дела.

Ежедневно мы сталкиваемся с огромным количеством отвлекающих факторов, и бóльшая их часть не требует немедленной реакции. Выделите определенный период для ответов на письма и чтение соцсетей, а на остальное время закройте почту и отключите уведомления в телефоне.

9. Не тратьте много времени на электронные письма

Я бы предпочла дать короткий, хотя и неполный ответ быстро, чем расписывать подробности и тратить время.

Шерил Сэндберг, операционный директор «Фейсбука»

Электронная почта — это эффективный инструмент общения на рабочем месте. Но Шерил Сэндберг считает, что длинные и подробные ответы часто просто пустая трата времени. Сэндберг отвечает на каждое полученное сообщение, но делает фразы максимально короткими, сохраняя смысл. Когда вы убираете лишнее из письма, вы не только экономите время, но и повышаете шанс того, что получатель прочитает всё письмо и распознает основные выводы.

Короткие и быстрые ответы на письма также помогают бороться с перегруженностью почтового ящика. Когда в письмах станет просто ориентироваться — вы сможете быстрее находить необходимые материалы.

10. Оптимизируйте свои средства коммуникации

Настоятельно рекомендую перенести больше работы из почтового ящика в другие системы, которые лучше подходят для эффективного выполнения задач. Если вы не можете избежать этой работы, то можно найти лучшие альтернативы простому обмену сообщениями туда-обратно в течение дня».

Кэл Ньюпорт, писатель и профессор

Раз уж мы заговорили об электронной почте, давайте поговорим о главной мысли Кэла Ньюпорта: электронная почта не самый удобный способ коммуникации для работы. Кэл Ньюпорт пишет об этом в своей книге «Мир без электронной почты».

В ней и в своем блоге Кэл подчеркивает, что наша нынешняя зависимость от электронной почты неэффективна и неустойчива. Вместо того чтобы пытаться управлять огромным количеством электронных писем и переполненным почтовым ящиком, нужно использовать другие инструменты для общения и задач. Jira, Slack, Trello — во многих командных мессенджерах и таск-менеджерах есть возможность быстро поставить задачу, прикрепить к ней все материалы и обсудить детали. А с помощью плагинов это можно сделать прямо из письма.

11. Высыпайтесь

Когда мы находим время для сна, мы более эффективны как предприниматели, как лидеры. Наши когнитивные способности улучшаются. Мы принимаем лучшие решения. Мы более активны и меньше расстраиваемся, если случаются плохие вещи.

Арианна Хаффингтон, генеральный директор и основатель Thrive Global, бывший соучредитель The Huffington Post

Арианна Хаффингтон считает, что сон — важнейшая составляющая успеха. В интервью CNBC она говорит, что «хороший день начинается накануне вечером». Эта точка зрения противоречит устоявшимся стереотипам о высокоэффективных руководителях бизнеса, которые готовы работать много часов и жертвовать сном, чтобы добиться цели. Арианна предполагает, что переутомление действительно может снизить производительность и привести к выгоранию.

В следующий раз, когда вы захотите посидеть допоздна и поработать, идите спать и возвращайтесь к задаче утром. Сон поможет вашему мозгу перезарядиться, улучшить когнитивные способности и в конечном итоге повысить эффективность работы.

12. Стройте планы на завтра

Первое, что я делаю перед сном, — это смотрю на следующий день или даже на следующие два или три дня в моем календаре. Я сверяюсь со своим расписанием и оцениваю будущие задачи и обязательства.

Дэвид Аллен, создатель методики GTD

Эксперт по продуктивности Дэвид Аллен рассказывает, что тратит время вечером на планирование следующего дня. Он делит свои задачи на «твердые» и гибкие».

Твердые — то, что Аллен не может изменить. Это могут быть встречи или интервью с людьми, не входящими в его команду. Он использует их, чтобы создать основу для своего дня. Затем он отмечает всё остальное — это «гибкие» задачи: их можно перемещать во времени и переносить, ведь они не зависят от внешних факторов.

Фото: delcarmat / Shutterstock

Есть что сказать по теме? Пишите.

Похожие статьи