5 правил, как делегировать работу

Чтобы не делать всё самому

18 105
Рост

Люди, которые взваливают на себя всю работу, удобны и для подчиненных, и для начальства. Правда, недолго, потому что быстро устают. Чтобы уберечь себя от истощения, нужно научиться делегировать задачи. Давайте разберемся, как это делать правильно.

1. Кому и что можно делегировать

Для начала задайте себе вопрос: «Кому и что я могу делегировать?» Постарайтесь выключить внутренний голос, если он постоянно нашептывает вам: «Хочешь сделать хорошо — делай это самостоятельно».

Сформулируйте, что вы хотели бы делегировать и почему это будет лучшим решение. Можно даже записать мысли на бумаге. Например: «Я не хочу готовить презентацию для квартального отчета отдела продаж, но в освободившееся время планирую ездить к перспективным заказчикам и заключать с ними сделки, которые улучшат положение компании на рынке. Можно передать подготовку презентаций n, у него это прекрасно получается».

Может быть, у вас в подчинении есть люди, способные подхватить часть задач, чтобы освободить ваше время для чего-то более глобального. Или коллеги, с которыми вы на равных позициях и потому можете в новом формате разделить задачи. То есть один менеджер по продажам берет на себя подготовку отчетных презентаций за весь отдел, а его коллеги выделяют больше времени на встречи с клиентами и долгие созвоны.

Как понять, что работник справится с делом? Есть ориентир: если человек может решить 70% задачи, значит, она ему по зубам целиком. Так что коллега или подчиненный, который уже сталкивался с ситуациями, подобными вашей, скорее всего, отлично справится.

А вот с делегированием новых задач нужно быть осторожнее. Убедитесь, что:

  • задание соответствует навыкам и способностям человека, полностью ему понятно и не вызывает отторжения, он знает, почему и зачем это делает;
  • у коллеги достаточно ресурса для того, чтобы взять часть вашей работы.

В какой-то момент я поняла, что корпоративный телефон буквально разрывается в сумке, а ни сил, ни времени отвечать на клиентские звонки нет. Попросила менеджера по маркетингу взять на себя телефон — а чего такого, он же всё знает, может проконсультировать по любому продукту не хуже, а то и лучше меня. Он согласился. А потом выяснилось, что новая задача ужасно раздражает коллегу: у него и так таск на таске и дедлайном погоняет, а тут еще и надрывные звонки каждые полчаса, он не был готов к тому, что их так много. Пришлось нанять секретаря и поручить ему следить за телефоном.

Ольга Р., предприниматель

2. Делегируйте задачи «постепенно», но целиком

Не стоит, придя на работу, с порога «радовать» подчиненного новостью, что теперь подготовка квартальных отчетов — полностью его задача, а вы умываете руки.

Сообщите человеку о своих намерениях:

  1. Начните с приятного. Расскажите, почему вы выбрали именно его для решения этой задачи, почему он кажется вам достаточно опытным и, на ваш взгляд, справится.
  2. Уточните, из каких этапов состоит работа, что он уже умеет, а чему нужно будет научиться.
  3. Пообещайте помощь и поддержку. Абсолютно нормально, если поначалу человек будет приходить к вам с вопросами и промежуточными результатами, а вы потратите некоторое время на обратную связь по ним.
  4. Обозначьте сроки, в которые работа должна быть сделана.

Затем предложите вместе расписать шаги, которые нужно предпринять для успешного решения задачи. Они могут быть такими:

  • собрать все данные по результатам квартала;
  • сопоставить данные с целями, которые стояли перед отделом;
  • четко рассказать, как именно были достигнуты те или иные результаты и что помешало выполнить то, что не получилось;
  • утвердить планы на следующий квартал — с вами и вышестоящим руководством.

А потом предложите свести всё это в одну красивую презентацию к такому-то числу. И показать ее вам.

Важно:

Не дробите задачу. Пусть вашим квартальным отчетом занимается один ответственный сотрудник. Вы ему подскажете, и он сам решит, когда, к кому и за какими данными идти, с кем согласовывать цели, задачи на следующий квартал и готовую презентацию с отчетом.

Не поручайте одно и то же дело разным людям «для подстраховки». Во-первых, это снижает мотивацию и уверенность в себе у каждого из них. Во-вторых, размывает зону ответственности: зачем напрягаться и делать хорошо, если коллега занимается тем же?

Дайте все необходимые полномочия и доступы. Чтобы во время подготовки квартального отчета человек внезапно не обнаружил, что у него, например, нет доступа к аналитике.

Не тяните с обратной связью, старайтесь отвечать коллеге быстро. Даже если очень заняты. В начале делегирования это необходимо, чтобы задача не зависала, а сотрудник чувствовал, что справляется.

3. Доверяйте, но проверяйте

Как контролировать выполнение задачи — решаете вы сами. Это очень зависит от компетентности сотрудника и уровня вашего к нему доверия. Есть несколько вариантов контроля:

1. Итоговый: если вы полностью уверены в сотруднике. Дали задание, а за результатами пришли в день дедлайна. Например, если коллега много раз писал отчет вместе с вами, то при самостоятельной работе для него мало что изменится, разве что времени уйдет чуть больше.

2. Предварительный: когда вы верите, что у работника всё получится, но хотите подстраховаться. Например, потому, что человек раньше не сталкивался с абсолютно аналогичными задачами: делал презентации, но для клиентов, а не для отчетности. Вам важно убедиться, что всё идет хорошо. Договоритесь о датах предварительного контроля, когда вы будете заглядывать и просить рассказать, всё ли получается, показать, что уже сделано.

3. Поэтапный: если сотрудник компетентен, но вы не уверены, что у него есть нужные навыки, или в принципе работаете с ним не так давно. Вы вместе дéлите задачу на этапы, прикидываете, когда закончится каждый этап, и в конце каждого этапа сверяетесь, всё ли идет как надо.

4. Периодический: вы проверяете работу раз в заранее согласованный период — час, день, неделю. Подходит, если вы ужасно спешите, всё четко распланировано и надо быстро со всем справиться.

5. Выборочный: специалист есть, он работает, но вы пока не знаете, как хорошо он действительно разбирается в задаче. Или не можете позволить себе регулярно ходить с проверками. Тогда вы просто заглядываете в любой момент — убедиться, что процесс идет и вы всё успеваете.

Я долго работала на износ, брала ответственность если не за все, то за многие процессы. А потом всё же уговорила руководство выделить ресурс на помощника, которому делегировала часть своих задач. Сотрудница была весьма компетентна, и мы начали с поэтапного уровня контроля, а затем перешли к предварительному и итоговому — зависит от сложности проекта. Мой опыт показывает, что стадии перехода от одного уровня делегирования к другому могут выглядеть довольно затянутыми и даже скакать в зависимости от задачи. Но главное — чтобы всем участникам процесса было комфортно и не страдало качество работы.

Анна С., менеджер проектов

4. Будьте готовы к провалу

С одной стороны, делегирование развязывает руки и освобождает время. С другой — ставит в полную или частичную зависимость от другого человека. Поэтому стоит заранее решить, что вы будете делать, если сотрудник с задачей не справится.

Например, назначьте финальную дату контроля за несколько дней до собрания, на котором будут рассматриваться квартальные отчеты. Чтобы, в случае чего, у вас было время быстренько собрать аналитику и сделать презентацию в авральном режиме самостоятельно.

5. Благодарите за результат

Причем как лично, так и на публике. В примере с квартальным отчетом сделать это совсем просто: во время доклада расскажите, кто помог с его подготовкой, и от души поблагодарите сотрудника.

Чек-лист для успешного делегирования рабочих задач

— Четко сформулируйте задачу, которую вы хотите делегировать, и установите дедлайн.
— Убедитесь, что человек знает, как справиться с задачей, и у него есть на это ресурс.
— Не забудьте о контроле и обратной связи.
— Подстрахуйтесь на случай провала.
— Поблагодарите за проделанную работу.

Есть что сказать по теме? Пишите.

Похожие статьи