Чтобы стать продуктивнее, просто разберите бардак на рабочем столе

Вот несколько аргументов, которые приводят ученые в пользу чистоты на рабочем столе (и дома).

• Человеческий мозг буквально любит порядок: если человек постоянно смотрит на бардак, у него истощаются когнитивные ресурсы, ему всё хуже удается сосредотачиваться.
• Человек чувствует себя подавленным из-за беспорядка в доме — и начинает больше прокрастинировать, чаще откладывать на потом важные дела.
• Беспорядок дома вредит психическому здоровью, вызывая стресс, тревогу и даже депрессию. А эти эмоции, в свою очередь, мешают работе.
• Из-за беспорядка на рабочем столе коллеги, руководители и клиенты считают сотрудника недобросовестным, невротичным и (почему-то) менее сговорчивым. Ученые не исключают, что негативное отношение к офисному неряхе сказывается на качестве общения — и карьера человека развивается медленнее.

Так как же именно порядок на рабочем столе сделает вас более продуктивным?

• Вам будет легче фокусироваться на задачах.
• Вы сможете лучше справляться с прокрастинацией и перестанете маскировать ее попытками прибраться.
• Хорошо организованное рабочее пространство поможет вам создавать понятные алгоритмы действий, что сэкономит когнитивные ресурсы, — и вы будете меньше уставать.
• Неприятное чувство стыда из-за своей неряшливости перестанет отвлекать вас от дел.
• Коллеги, клиенты и руководитель начнут воспринимать вас всерьез: доверять более интересные задачи, звать в перспективные проекты.

Наконец, вы будете быстрее находить нужные файлы, документы, книги и канцелярские принадлежности, что сэкономит время. Да и работать станет удобнее.

Для начала определите, какой подход к наведению порядка вам ближе. Условно можно выделить следующие.

«Экстрим»
Выбросить всё со стола не глядя и быть готовым к последствиям: например, к тому, что потребуется восстановить какой-то важный документ с помощью коллеги или купить степлер. И после такой «безжалостной» уборки не захламлять больше рабочее место.

«Ударный бросок»
Потратить ближайший выходной на уборку стола в один заход — так вы очень быстро получите наслаждение от результата (хоть и жалко выходной!). Правда, у метода есть недостаток: будет сложно с лету придумать работающую систему, которая позволит навсегда сохранить порядок на столе.

«Долгострой» (по мотивам методики GTD Дэвида Аллена — о ней расскажем ниже)
Продолжать работать так, как привыкли. При этом:

— не создавать новый бардак, выстраивая для всех «входящих» документов и предметов некую систему, назначая им определенное место;
— параллельно с работой потихоньку разгребать старые завалы — например, за полчаса до начала рабочего дня или после его окончания.

Недостаток подхода в том, что уборка может затянуться надолго — зависит от степени нынешнего хаоса.

Все действия, перечисленные ниже, можно делать в один заход («броском») или постепенно («долгостроем»).

Это самое простое. Мусором будет всё, что больше не используется, никому ни для каких задач не нужно или имеет непрезентабельный вид. Не стоит считать мусором предметы «для настроения»: фотографии в рамках, подаренные кем-то милые безделушки, яркие стикеры. Такие предметы пока оставьте — к ним вы еще вернетесь.

Возьмите большую коробку и сложите туда всё, что находится на рабочем столе, — кроме ручки, блокнота и компьютера. Насладитесь моментом: проведите рукой по девственно чистой (протертой от пыли) поверхности, посидите за столом, ничего не делая, наблюдая за дыханием или мечтая о чем-то хорошем.

Назначьте время для возвращения к этой коробке. Если проводите уборку в формате «ударный бросок» — возвращайтесь после пункта четыре (см. ниже). Если выбрали «долгострой», пообещайте себе уделять содержимому коробки хотя бы 20 минут перед началом работы или в конце дня.

Для «придумывания» выделите время, когда голова свежая и на вас не давит горящий дедлайн.

Можете воспользоваться популярной методикой Getting Things Done (той самой GTD), которая — в весьма вольной интерпретации — включает несколько правил:

• все документы, письма, заметки на стикерах, статьи для чтения и посторонние предметы называть «входящими» и отправлять в соответствующую папку или органайзер для бумаг;
• регулярно пересматривать «входящие», сортируя их на «срочные» (сделать в ближайшие две минуты и забыть), «предстоящие» (назначить время/дату, чтобы к ним вернуться), «идеи на перспективу» (регулярно пересматривать, переносить в «предстоящие» или выбрасывать), «для информации» (справочные сведения, которые полезно держать под рукой).

Если возьметесь читать книгу Аллена «Как разобраться с делами», где подробно описана методика GTD, то потратите несколько дней. Сама методика выглядит сложно — пока не начнете ее внедрять и использовать. Возможно, прямо сейчас вам это не нужно.

Для первого этапа генеральной уборки на рабочем столе вам может хватить большой папки. Складывайте в нее все документы, которые вам приносят/присылают или которые вы создаете сами. (На компьютере можно тоже создать папку «Разобрать» — и отправлять туда все файлы, для которых пока нет другого места.)

А вечером — за полчаса до конца рабочего дня, когда даже начальник не ожидает от вас высокой работоспособности, — разбирайте эти бумаги, файлы и предметы, раскладывайте их по местам. Кстати, о местах…

• Пока стол чист, подумайте, на каком участке вам будет удобнее работать: его стоит оставить совсем пустым.
• Решите, куда поставите органайзеры для бумаг.
• Выделите ящик стола (лучше верхний), в котором будут храниться самые нужные вещи. Обычно это зарядники для гаджетов и рабочий блокнот, но у вас может быть иначе.

Разложив предметы по коробкам, вы ощутите, что всё сделали правильно, а уборка не так уж и страшна. Составьте стопки с книгами, документами, канцелярскими принадлежностями, сторонними предметами.

Если на ум сразу приходит решение, где эти предметы должны находиться, — отправьте их туда. Например, книгам место на полке, канцелярским принадлежностям — в органайзере. Важным отчетам — в соответствующим папках. Что с остальными?

Верните то, что осталось, в коробку и доставайте по одной вещи. Чтобы принимать решения было проще — пользуйтесь принципами разбора гардероба. Разделяйте на группы:

• «Нужна каждый час/день/неделю» — в ящики стола, на близко расположенные полки, в шкаф с документами, обязательно с подписями или ярлыками.
• «Нужна, но в другом виде» — это документы, которые можно оцифровать; бумажные версии уничтожьте или отправьте в архив.
• «Нужна, но не здесь» — например, блокнот А4 для скетчей и конспектов во время мозговых штурмов, фломастеры для доски можно унести в переговорную.
• «Нужна, но не мне» — документы, которые вы не вернули коллеге или не отнесли в бухгалтерию.
• «Нужна для души» — то, что поднимает вам настроение, напоминает о приятном, тем самым помогая справляться с трудностями. Желательно оставить на столе одну-две, остальные унесите домой.
• «Не уверен(-а), что нужна» — отложите в стопку/файл/коробку. Если решение не придет в течение суток, выбрасывайте не глядя.

• Избавьтесь от «пылесборников» (мягких игрушек и керамической ерунды), «эзотерики», в которую не верите (символов года), праздничной символики, которая устарела (например, мини-елки из мишуры), настольных календарей и подаренной партнерами сувенирки.
• На столе оставьте не более двух-трех фото.
• Приобретите удобный органайзер для канцелярских принадлежностей (или попросите его у завхоза).
• Оставьте в органайзере минимум ручек и маркеров. Карандаши, ластики и ножницы вовсе можно убрать, если для работы они вам не нужны.
• Используйте ярлыки, подписывайте папки, давайте цифровым файлам простые названия.
• Уберите офисную кружку со стола (кто ни разу не проливал чай на клавиатуру — пусть первым бросит в нас степлером).

Бардак — это не всегда плохо. Одно исследование показало, что беспорядок на рабочих столах до некоторой степени способствует креативности. Дело в том, что аккуратная, упорядоченная обстановка вынуждает людей подсознательно соответствовать ожиданиям, меньше рисковать, а беспорядок вдохновляет нарушать нормы и дарит новый взгляд на многое.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: shironosov / IStock}