Как получить электронную подпись

Но по факту многие компании и до принятия закона использовали электронную цифровую подпись (ЭЦП) как подтверждение ознакомления сотрудников с локальными актами, приказами, уведомлениями и другими документами.

Действительны ли документы, подписанные ЭЦП до принятия нового закона, и может ли работник сейчас отказаться от ее использования и по-прежнему подписывать документы на бумаге? Разбираемся в статье.

Закон предусматривает три вида электронной подписи — простую, усиленную квалифицированную и усиленную неквалифицированную.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает формирование подписи определенным лицом с помощью кода или пароля. Например, это комбинация логина и пароля, которые работник вводит при входе на корпоративный сайт, или СМС-код, который приходит на телефон. ПЭП можно использовать, только если есть соглашение с сотрудником об электронном взаимодействии. Иначе документы, подписанные ПЭП, не имеют силы.

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — это ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации. То есть УНЭП надежнее, чем ПЭП. Однако, как и ПЭП, она приравнивается к собственноручной подписи, только если с сотрудником заключено соглашение о ее использовании. Выдать неквалифицированную электронную подпись может удостоверяющий центр.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — отличается от УНЭП тем, что ключ проверки должен быть указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром. Сертификат выдается на USB-носителе. Программное обеспечение для работы с УКЭП должно быть сертифицировано ФСБ России. Квалифицированная электронная подпись автоматически приравнивается к собственноручной, и для ее использования заключать соглашение об электронном взаимодействии с работниками не требуется. Основная проблема, мешающая компаниям использовать УКЭП, связана с тем, что сертификат нужно оплачивать ежегодно. Стоимость УКЭП на одного человека — в среднем 2500–3000 рублей, то есть если в компании много сотрудников, то затраты станут значительными.

В большинстве случаев самому сотруднику получать ЭЦП не нужно. Если в компании используют УКЭП, то обычно это оформляет предприятие. Но при желании человек вправе и самостоятельно получить УКЭП. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры. Потребуется паспорт, СНИЛС и ИНН. В удостоверяющем центре нужно будет оплатить сертификат ЭЦП. Срок изготовления электронной подписи и ее стоимость определяются конкретным удостоверяющим центром.

Ключ неквалифицированной электронной подписи также можно получить в удостоверяющем центре. Простую ЭЦП выдает работодатель.

Если сотрудник работает удаленно, это не означает, что он автоматически перешел на обмен электронными документами с работодателем. Хотя Трудовой кодекс прямо разрешает применять электронную подпись в таких случаях, должен соблюдаться порядок использования каждого вида ЭЦП, предусмотренный законом об электронной подписи.

Так, предприятие может заключить трудовой договор с дистанционным сотрудником или на бумаге, или в электронном виде. Если договор заключается в электронном виде, то работодатель должен использовать УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Кроме трудового договора, такой порядок возможен при подписании:

• дополнительных соглашений,
• договоров о материальной ответственности,
• ученических договоров,
• соглашения о расторжении трудового договора.

В случае с другими документами можно использовать простую электронную подпись или другой способ, фиксирующий факт получения электронного документа, — например, обмен скан-копиями. Такой способ должен быть закреплен в локальном акте или трудовом договоре.

При этом для использования ПЭП или УНЭП с удаленными сотрудниками необходимо предварительно заключить соглашения об электронном взаимодействии.

С 22 ноября 2021 года закон разрешает использовать ЭЦП при подписании кадровых документов и с офисными работниками. В Трудовой кодекс уже внесли необходимые поправки. Закон разрешает ведение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге.

Но в любом случае в бумажном виде должны вестись:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Также новый закон не применяется в отношении трудовых книжек (и обычных, и электронных). С ними нужно работать по старым правилам.

Другие кадровые документы теперь можно перевести в электронный формат, но такой обязанности у компаний нет. Решение будут принимать сами работодатели.

Электронный документооборот может осуществляться:

• через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через портал госуслуг;
• через информационную систему работодателя.

Закон прямо предусматривает, что расходы на покупку ЭЦП должен нести работодатель, кроме случая, когда работник раньше приобрел ее сам.

Этот закон приняли не только для того, чтобы упростить жизнь работодателям. Предполагается, что это будет удобно и сотрудникам, которые смогут без посещения кадровой службы ставить подписи и получат быстрый доступ к необходимым документам.

Выбора не будет только у тех, кто впервые устроится на работу после 31 декабря 2021 года. Получать согласие на электронный документооборот у этих сотрудников не нужно.

Документы, которые офисный сотрудник подписал ЭЦП до 22 ноября 2021 года, можно оспорить в суде, так как формально они были вне закона. Например, если приказ о дисциплинарном взыскании был подписан и направлен на ознакомление сотруднику с использованием ПЭП. В таком случае можно утверждать, что компания нарушила процедуру. Ведь по закону требовалось, чтобы такой приказ оформили на бумаге и ознакомили с ним работника под подпись.

Судебная практика по таким делам уже есть, и она крайне неоднозначна:

• Иногда суды признавали, что электронный документооборот допускается только с удаленщиками (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 29.03.2018 по делу № 33-1853/2018).
• Также суды отмечали, что для офисных сотрудников не предусмотрена электронная форма документооборота при заключении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.2018 № 33-50084/2018).
• Есть и противоположная судебная практика: когда суды признавали использование ЭЦП в отношениях с офисными сотрудниками правильным. Это возможно, когда работник сам согласился использовать ЭЦП и подписал отдельное соглашение об этом или соответствующее условие было включено в его трудовой договор. Также суд может признать использование ЭЦП законным, если сотрудник поставил свою подпись об ознакомлении с локальным актом об электронном документообороте (апелляционные определения Пермского краевого суда от 14.04.2014 по делу № 33-3120, Московского городского суда от 10.05.2017 по делу № 33-17015/2017, Санкт-Петербургского городского суда от 16.02.2017 № 33-2896/2017 по делу № 2-3836/2016).

Таким образом, исход спора будет во многом зависеть от того, дал ли сам сотрудник согласие на использование ЭЦП и утвердил ли работодатель локальный нормативный акт об электронном документообороте.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: MARHARYTA MARKO / IStock}