Как правильно написать объяснительную записку на работе

Объяснительная записка — это служебный документ, в котором сотрудник компании дает разъяснения руководству о причинах проступка или другой нештатной ситуации (прогула, опоздания и проч.).

Согласно статье 193 ТК РФ, работодатель не может просто так наказать сотрудника: сперва он обязан узнать об обстоятельствах. Для этого он должен запросить объяснение в письменном виде — это и есть объяснительная записка. Но не каждая объяснительная влечет за собой дисциплинарное взыскание. Иногда в этом документе можно описать события, свидетелем которых вы стали, или, наоборот, указать на проступок другого сотрудника, если именно из-за его действия или бездействия произошло ЧП.

Можно выделить два типа объяснительных записок.

Первый тип: сотрудник разъясняет причины, из-за которых произошла нестандартная ситуация на работе.

Второй тип: сотрудник описывает событие, свидетелем которого стал.

Запрашивать объяснение у сотрудника — прямая обязанность работодатлея. Если он не потребует его, то в итоге не сможет применить дисциплинарное взыскание.

Как это должно происходить согласно закону РФ:

1. Руководство составляет акт о нарушении — в нем излагаются время и обстоятельства произошедшего.
2. Письменно и под подпись запрашивает у сотрудника объяснительную. Кстати, тот может отказаться подписать это уведомление — тогда два свидетеля должны зафиксировать его отказ.

Работодатель вправе запросить объяснительную:

• У сотрудника, если тот пропал
  Если сотрудник не болеет, не в отпуске и долго не приходит на работу, работодатель имеет право начать искать его и попросить составить записку.

Запрос могут направить на все известные адреса, где может находиться человек. Как правило, это письмо с уведомлением о вручении. И если человек получит письмо, то два рабочих дня стартуют с даты, указанной в уведомлении.

• У бывшего сотрудника
  Записку можно запросить даже у бывшего сотрудника, если речь о материально ответственном лице и взыскании ущерба, выявленного по итогам инвентаризации. Понятно, что это по большому счету формальность, означающая, что компания просто отправит в адрес бывшего сотрудника письмо о предоставлении объяснительной записки, но тем не менее в законе такое требование есть. Если документ не запрашивали, судья может занять сторону сотрудника в споре о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю.

• У беременной сотрудницы
  Беременные защищены от увольнения по инициативе работодателя. Но если работодатель выявит проступок, то может запросить у сотрудницы объяснительную и даже применить взыскание: выговор или замечание. (Как и в общем случае, объяснение не должны запрашивать, если женщина находится на больничном.)

Как правильно писать объяснительные? Нужно помнить, что нет никаких специальных правил составления этого документа. Можно посмотреть образец ниже — и вы увидите, что главное требование заключается в том, чтобы оформить объяснительную как заявление или служебную записку (то есть указать свое имя, имя и должность начальника, заголовок, дату и подпись). Старайтесь писать без ошибок, разборчиво, или напечатать текст.

В тексте следует избегать эмоциональных высказываний, описывать ситуацию корректно и четко.

Объем текста не регламентирован, но, как видно по примерам, не стоит писать слишком много: ограничьтесь главными фактами, чтобы передать суть. Руководство оценит четкость и стремление сэкономить время.

Если вы можете подтвердить свои слова документами, обязательно приложите их. Также возможно, что эти бумаги помогут бухгалтерии или кадровой службе правильно обосновать в отчетности расходы или ваше отсутствие на работе.

Если сотрудник совершил что-то, за что могут применить дисциплинарное взыскание, то работодатель обязан потребовать письменные объяснения. Запросить объяснительную могут устно или письменно — главное, до сведения сотрудника должны довести, что руководитель ждет от него объяснительную записку по поводу нарушений.

Письменным запрос обычно делают на случай разбирательств.

У сотрудника есть два рабочих дня, чтобы предоставить объяснения. Этот срок считают по его графику. То есть если график сменный, то у человека есть две рабочие смены (не включая день, когда он получил запрос). Например, у человека смены в понедельник, среду и пятницу. В понедельник ему вручили запрос. Предоставить объяснительную он может до конца своей смены в пятницу.

Объяснения пишут на имя генерального директора или непосредственного руководителя.

Сотрудник не обязан писать объяснительную, но его отказ не помешает применить дисциплинарное взыскание. По истечении двух рабочих дней с даты запроса работодатель может составить акт о непредоставлении объяснений, а затем издать приказ о дисциплинарном взыскании.

Дисциплинарное взыскание применяется в течение месяца со дня обнаружения проступка, не считая периода болезни сотрудников, отпуска и времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Но довольно часто до взыскания дело не доходит: ситуация исчерпывается объяснительной запиской.

Сотрудник вправе отказаться писать объяснительную без объяснения причин. Но обычно такое поведение расценивается как признание вины. В любом случае отказ фиксируется при двух свидетелях, и он никак не влияет на дальнейший процесс по взысканию дисциплинарной ответственности, если работодателем совершены все необходимые действия по процедуре.

Однако вы имеете полное право ничего не писать, если находитесь на больничном. Период болезни не является рабочим, и компания в это время не имеет права требовать письменных объяснений — на это указал Верховный суд РФ в документе «Обзор практики рассмотрения дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя» (утв. 09.12.2020). Кроме того, закон специально исключает время болезни сотрудника из месячного срока для применения дисциплинарного взыскания: то есть срок, в рамках которого можно объявить взыскание за нарушение, продлевается и запросить объяснительную работодатель вправе, только когда сотрудник выйдет с больничного.

Прежде чем писать объяснительную, подумайте, как оценит указанные вами причины проступка работодатель, а в случае спора — суд. Перечня уважительных и неуважительных причин в законе нет. Поэтому ориентируйтесь на судебную практику.

Уважительными причинами опоздания или неявки на работу обычно признают обстоятельства, которые человек не мог предвидеть. Например, попал в ДТП и ждал сотрудников ГИБДД, чтобы оформить происшествие. При этом важно сразу предупредить работодателя об опоздании и получить справку о ДТП.

Не являются уважительной причиной опоздания:

• обычные пробки, так как сотрудник о них знает и может выехать заранее;
• проблемы из-за погоды — дождь, гроза и подобные явления, которые помешали добраться до работы. Но если докажете, что из-за природных катаклизмов, к примеру, была заблокирована единственная дорога, суд встанет на вашу сторону.

Сбои в работе общественного транспорта могут посчитать уважительной причиной, если есть подтверждающий документ.

При удаленной работе могут возникнуть проблемы с интернетом, выходом на связь. Насколько это оправдывает человека, пропустившего работу, будет зависеть от того, кто обязан предоставлять связь, интернет, оборудование и т. д. и как быстро человек уведомил компанию о проблемах. Если он сам должен обеспечить себя всем необходимым для работы, а компания платит за это компенсацию, то ответственность несет он. Однако, даже если всё для работы предоставляет работодатель, а сотрудник не сообщал о проблемах и ничего не делал, причины невыполнения работы будут неуважительными.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Фото: studiostockart/iStock}