Объяснительная записка: когда, зачем и кому ее пишут

Образец объяснительной внутри

2 453

Все слышали о том, что на работе могут запросить объяснительную. Разбираемся, зачем и кому нужна объяснительная записка, что в ней писать и чем вы рискуете, если откажетесь от нее.

10 худших качеств для работы

Когда у работника запрашивают объяснения

Если сотрудник совершил что-то, за что могут применить дисциплинарное взыскание, то работодатель обязан потребовать письменные объяснения. Запросить объяснительную могут устно или письменно — главное, до сведения работника должны довести, что руководитель ждет от него объяснительную записку по поводу нарушений.

Письменным запрос обычно делают на случай разбирательств.

У сотрудника есть два рабочих дня, чтобы предоставить объяснения. Этот срок считают по его графику. То есть если график сменный, то у человека есть две рабочие смены (не включая день, когда он получил запрос). Например, у сотрудника смены в понедельник, среду и пятницу. В понедельник ему вручили запрос. Предоставить объяснительную он может до конца своей смены в пятницу.

Объяснения пишут на имя генерального директора или непосредственного руководителя.

Работник не обязан писать объяснительную, но его отказ не помешает компании применить дисциплинарное взыскание. По истечении двух рабочих дней с даты запроса работодатель вправе составить акт о непредоставлении объяснений, а затем издать приказ о дисциплинарном взыскании.

Дисциплинарное взыскание применяется в течение месяца со дня обнаружения проступка, не считая периода болезни работника, отпуска и времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Но довольно часто до взыскания дело не доходит: ситуация исчерпывается объяснительной запиской.

Образец запроса объяснений

Объяснительная записка: когда, зачем и кому ее пишут

Нужно ли писать объяснительную во время болезни

Период болезни не является рабочим, и работодатель не вправе требовать письменных объяснений в данное время. На это указал Верховный суд РФ в Обзоре практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя (утв. 9.12.2020). Кроме того, закон специально исключает время болезни работника из месячного срока для применения дисциплинарного взыскания. То есть срок, в который можно объявить взыскание, продлевается на время болезни. И запросить объяснительную компания вправе, только когда сотрудник выйдет с больничного.

Как уйти на больничный

Могут ли запросить объяснительную…

…у сотрудника, если он пропал

Если сотрудник не болеет, не в отпуске и долго не приходит на работу, работодатель вправе начать искать его и запрашивать объяснения.

Запрос могут направить на все известные адреса, где может находиться человек. Как правило, это письмо с уведомлением о вручении. И если человек получит письмо, то два рабочих дня стартуют с даты, указанной в уведомлении.

…у бывшего работника

Объяснение можно запросить даже у бывшего работника, если речь о материально ответственном лице и взыскании ущерба, выявленного по итогам инвентаризации. Понятно, что это по большому счету формальность, означающая, что компания просто отправит в адрес бывшего сотрудника письмо о предоставлении объяснений, но тем не менее в законе такое требование есть. Если объяснение не запрашивали, суд может занять сторону работника в споре о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю.

…у беременной сотрудницы

Беременные защищены от увольнения по инициативе работодателя. Но если работодатель выявит проступок, то может запросить у сотрудницы объяснительную и даже применить взыскание: выговор или замечание. (Как и в общем случае, объяснение не должны запрашивать, если женщина находится на больничном.)

10 забавных объяснительных

Уважительные причины проступков

Прежде чем писать объяснительную, подумайте, как оценит указанные вами причины проступка работодатель, а в случае спора — суд. Перечня уважительных и неуважительных причин в законе нет. Поэтому ориентируйтесь на судебную практику.

— Уважительными причинами опоздания на работу суды обычно признают обстоятельства, которые сотрудник не мог предвидеть. Например, человек попал в ДТП и ждал сотрудников ГИБДД, чтобы оформить происшествие. При этом важно сразу предупредить работодателя об опоздании и получить справку о ДТП.

— Обычные пробки не считаются уважительной причиной опоздания, так как сотрудник о них знает и может выехать заранее.

— Сбои в работе общественного транспорта могут признать уважительной причиной опоздания или неявки, если есть подтверждающий документ.

— Проблемы из-за погоды — дождь, гроза и подобные явления, которые помешали добраться до работы, — обычно не признают уважительной причиной. Но если докажете, что из-за природных катаклизмов, к примеру, была заблокирована единственная дорога, суд встанет на вашу сторону.

— Если сотрудник работает удаленно, у него могут возникнуть проблемы с интернетом, выходом на связь. Уважительные это причины или нет, будет зависеть от того, кто обязан предоставлять связь, интернет, оборудование и т. д. и как быстро человек уведомил компанию о проблемах. Если он сам должен обеспечить себя всем необходимым для работы, а компания платит за это компенсацию, то ответственность несет он. Однако, даже если всё для работы предоставляет работодатель, а сотрудник не сообщал о проблемах и ничего не делал, причины невыполнения работы будут неуважительными.

Образцы объяснительных

Объяснительная записка: когда, зачем и кому ее пишут

(Неуважительная причина)

Объяснительная записка: когда, зачем и кому ее пишут

(Неуважительная причина)

Объяснительная записка: когда, зачем и кому ее пишут

(Уважительная причина)

Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Фото: studiostockart/iStock