Как себя вести на совещании, чтобы оно поскорее закончилось

Совещание проводите вы. Важно тщательно продумать, какой именно результат вы хотите получить. Лучше всего, если это будет сформулировано в виде цели. Можете использовать методику 5W1H (who? — ‘кто?’, what? — ‘что?’, when? — ‘когда?’, where? — ‘где?’, why? — ‘почему?’, how? — ‘как?’). Этот метод помогает разработать детальный план действий, задавая вопросы: кто будет осуществлять действия? что нужно сделать? когда это должно быть сделано? где это будет происходить? почему это важно? как это будет достигнуто?

Вас пригласили на совещание. Убедитесь, что в полученном вами приглашении четко прописана цель и повестка встречи. Если вам что-либо непонятно или эти пункты отсутствуют, напишите организатору. Так вы проявите активную позицию, покажете заинтересованность в процессе и, самое главное, сэкономите время всем участникам.

Совещание проводите вы. Иногда есть соблазн пригласить как можно больше людей: еще в детстве нас учили, что одна голова хорошо, а две — лучше. Так вот, в этой поговорке никто не говорил, что 25 голов обеспечат потрясающий результат. Скорее всего, напротив, вы получите либо подобие восточного базара, где каждый имеет собственное мнение, либо молчаливое и на всё согласное (= ко всему безразличное) большинство.

Вас пригласили на совещание. Если вы сомневаетесь, что будете полезны при решении вопроса, который прописан в целях встречи, не стесняйтесь и спросите у организатора, точно ли ваше присутствие необходимо. Возможно, вы выкроите себе лишний час на выполнение своих непосредственных обязанностей.

Совещание проводите вы. Убедитесь, что все необходимые материалы подготовлены заранее, — и вы не потратите драгоценное время участников на поиск в облачном хранилище именно того постановления/приложения, которое планировали обсудить. Но и тут важно не переборщить: не отправляйте огромные описательные тексты — сделайте выдержку конкретных мест, чтобы быстро вместе прийти к пониманию обсуждаемого вопроса. А вот перечень других материалов можно приложить в виде рекомендации (необязательной) к прочтению.

Вас пригласили на совещание. Иногда организаторы просят перед встречей заполнить опросники или прочесть документы, приложенные к приглашению. Не пренебрегайте этой просьбой: такая подготовка позволит вам провести обсуждение сфокусированно и сохранить много рабочего времени.

Совещание проводите вы. Начните с объявления цели и ожидаемых результатов — это поможет всем участникам «поймать» одну волну. Опирайтесь на документ, который формировали при подготовке. Проговорить цели нужно устно, даже если они прописаны в приглашении.

Вас пригласили на совещание. Убедитесь, что правильно поняли, чего от вас хотят. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы. Чем четче будут сформулированы ожидания — тем продуктивнее получится встреча.

Совещание проводите вы. Обязательно проговорите тайминг по каждому вопросу, который планируете рассмотреть. Важно соблюдать установленное время и не разводить долгих дискуссий по пустякам. Ограничение для каждого вопроса и участника поможет эффективно использовать время и избежать излишних отклонений от повестки дня. Если вам сложно самому следить за таймингом и вести встречу — можете назначить ответственное лицо.

Вас пригласили на совещание. Постарайтесь быть кратким и сдержанным. Лучше всего подготовить опорные пункты речи, основываясь на цели и повестке. Если вы хотите помочь организатору соблюсти заявленный тайминг — возьмите на себя контролирующую роль (вам предстоит заранее предупреждать спикеров, когда время их выступления будет истекать).

Совещание проводите вы. Сохраняйте фокус обсуждения на предмете совещания и старайтесь не отвлекаться. Вам придется контролировать не только собственную речь, но и выступления других участников. Конструктивное общение иногда переходит в пересказывание офисных баек и небылиц — тогда вы бесцельно потратите время, а вопрос останется нерешенным. Поэтому надо вежливо, но решительно возвращать участников к теме встречи.

Вас пригласили на совещание. Даже если вы попали на встречу, повестка и цель которой находятся вне сферы ваших рабочих задач, — не саботируйте ее. Выражайте мысли четко, не уводите обсуждение в сферу своих интересов, а придерживайтесь регламента.

Совещание проводите вы. По завершении встречи необходимо зафиксировать принятые решения и определить конкретные задачи для их реализации. Убедитесь, что все участники согласны с пунктами и каждый четко понимает свою зону ответственности.

Вас пригласили на совещание. Не ждите, когда организатор совещания пришлет вам резюме встречи, и зафиксируйте те задачи, которые вам нужно выполнить, в свой личный планер. Так вы точно не забудете о договоренностях.

Совещание проводите вы. Не забудьте проследить, чтобы у каждой задачи был ответственный, а также установлен срок реализации. Это поможет контролировать ход выполнения плана, своевременно реагировать на изменения и при необходимости вносить корректировки.

Вас пригласили на совещание. Продолжайте записывать все задачи, которые ложатся в сферу ваших рабочих интересов.

Совещание проводите вы. Подводя итоги, обсудите следующие шаги и распределите задачи. Очень важно сразу после встречи отправить всем участникам совещания письмо с результатами/выводами. В нем обязательно должны быть зафиксированы: принятые решения; задачи, которые необходимо выполнить; лица, ответственные за выполнение задач; сроки реализации.

Вас пригласили на совещание. Если вы в течение суток после встречи так и не получили письмо с итогами, спросите у организатора, не забыл ли он случайно поставить вас в копию при отправке.

Совещание проводите вы. Попросите коллег оценить встречу — это поможет идентифицировать сильные и слабые стороны процесса, сформулировать шаги по его улучшению.

Вас пригласили на совещание. Будьте открыты в своих суждениях. Чем более четкую обратную связь вы дадите по итогам мероприятия, тем более эффективным будет следующее.

Эффективные совещания являются ключевым элементом успешной работы команды. Правильная подготовка, четкая структура и динамичное ведение помогут достичь поставленных целей и повысить производительность всей компании.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: DALL·E}