Что нужно знать о командировках, чтобы поездка не обернулась кошмаром

Права, гарантии, ограничения

7 506

Командировка — это поездка на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения руководства. В командировку могут направить по России или за рубеж. Но обязан ли сотрудник ехать туда, куда ему велит компания? Разобрались, какие есть права у работника, которого направляют в служебную поездку.

Можно ли отказаться от командировки

В большинстве случаев сотрудник не может отказаться ехать в командировку, потому что работодатель вправе признать такой отказ проступком и применить дисциплинарное взыскание. Так, например, нельзя отказаться от командировки из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации.

Однако есть сотрудники, которых компания не имеет права направить в командировку совсем, и такие, у кого она обязана прежде получить согласие.

Запрещено направлять в командировки беременных, несовершеннолетних (кроме спортсменов и творческих работников) и сотрудников на ученическом договоре (если командировка не связана с ученичеством).

Отказаться от командировки могут сотрудники, которые относятся к защищенным категориям:

  • женщины с детьми до трех лет;
  • одинокие родители и опекуны детей до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, которые ухаживают за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Таким сотрудникам на работе обязаны разъяснить право отказаться от командировки. На практике для этого вручают уведомление, на котором работник ставит отметку «согласен» или «не согласен».

Также запрет на командировки можно внести в трудовой договор. В этом случае, конечно, сотрудник может отказаться от поездки на вполне законных основаниях.

Чтобы завести полезные знакомства в командировке, продвинуться в карьере и найти новую работу, используйте новую сеть профессиональных контактов Инсайдер.

В ней вы сможете за минуту создать свой профессиональный профиль с помощью чат-бота. А дальше система сама подберет и предложит нужные контакты.

Скачайте бесплатное приложение — и вперед!

Какие документы оформляют при командировке

Основной документ, который оформляет работодатель, — это приказ о направлении в командировку, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. В приказе, в частности, указывают принимающую сторону, срок командировки, даты начала и окончания поездки, цель командировки и т. п.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание не обязательно, эти документы отменили еще в 2015 году.

Длительность командировки может быть любой, ограничений в законе нет. Фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется по проездным документам (билетам), которые он предъявляет по возвращении.

Какие расходы должна возместить компания

На время командировки сохраняется средний заработок, по нему оплачиваются рабочие дни в соответствии с графиком сотрудника.

Также работодатель возмещает сотруднику:
1) расходы по проезду;
2) расходы по найму жилого помещения;
3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

1. Расходы на проезд включают в себя траты:

  • на проезд общественным транспортом к станции, пристани, аэропорту и от станции пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта;
  • проезд на транспорте (самолетах, поездах и т. п.);
  • оформление проездных документов;
  • постельные принадлежности в поездах.

2. Расходы на наем жилья — это затраты на бронирование и аренду жилья в месте командирования и месте вынужденной остановки в пути. Работодатель может оплатить расходы по найму жилья при однодневной командировке, если работник не смог вернуться домой в этот же день по независящим от него причинам.

3. Суточные выплачиваются за каждый день сотрудника в командировке, включая:

  • выходные и нерабочие праздничные дни;
  • дни, проведенные в пути;
  • время вынужденной остановки;
  • период нетрудоспособности, если она наступила в командировке.

Суточные — это расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Они включают в себя личные расходы работника, как правило на питание. Работодатель выплачивает суточные во всех случаях, кроме однодневной командировки.

Например, если работник выехал в командировку в воскресенье, 01.08.2021, а вернулся во вторник, 10.08.2021, то суточные должны выплатить за все 10 дней командировки, включая три выходных.

В большинстве организаций размер суточных для поездок по России составляет 700 рублей в день, а для зарубежных командировок — две с половиной тысячи. Именно эти суммы не облагаются НДФЛ в соответствии с Налоговым кодексом. Не запрещено устанавливать более высокие размеры суточных. Но с сумм выше указанных государство удержит НДФЛ.

4. Иные расходы — это затраты на мобильную связь, интернет, почтовые, банковские и другие услуги.

Направляя работника в загранкомандировку, работодатель также обязан возместить:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Конкретные виды, размер командировочных и правила их подтверждения определяются в коллективном договоре или локальном акте компании.

Размер командировочных расходов может быть разным. Как правило, он зависит от должности.

Если работник в командировке заболел и открыл больничный, ему выплачивают пособие по временной нетрудоспособности. Кроме того, работодатель продолжает возмещать расходы по найму жилого помещения и платить суточные до момента, когда по состоянию здоровья сотрудник сможет выполнять служебное поручение или вернуться к месту постоянного жительства.

Как отчитаться за командировочные расходы

Работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд и суточные до начала поездки. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник должен сдать авансовый отчет и приложить подтверждающие расходы документы.

1. Расходы на проезд. Чтобы подтвердить проезд на транспорте (самолетах, поездах и т. п.), работник должен предоставить билет, багажную квитанцию, посадочный талон, маршрутную квитанцию, контрольный купон электронного билета. Стоимость проезда на личном и служебном транспорте подтвердят путевой лист, маршрутный лист, кассовый чек, счет, квитанция, служебная записка или иные документы, подтверждающие маршрут.

Стоимость проезда на легковом такси подтвердит кассовый чек или квитанция, заказ-наряд, служебная записка с обоснованием необходимости использования такси (например, в случае позднего прибытия или при перевозке конфиденциальных документов).

2. Расходы на наем жилья. Проживание в гостинице подтвердит квитанция, талон или другой документ, доказывающий заключение договора на оказание гостиничных услуг. Этот документ должен содержать наименование исполнителя, Ф. И. О. потребителя, сведения о номере, месте в номере и цене. Оплату услуг можно подтвердить кассовым чеком.

Если работник в командировке снимал квартиру, то подтвердить расходы можно договором аренды жилья и распиской собственника квартиры о получении оплаты.

3. Работник не обязан документально подтверждать расходование суточных.

4. Иные расходы возмещаются, только если работник сделал их с разрешения или ведома работодателя. Их также необходимо подтвердить документами. Например, расходы на мобильную связь подтвердят чеки и квитанции об оплате, распечатки звонков с указанием дат и времени и др.

Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: Diego Cervo / Shutterstock