«Личный помощник — работа больше про софт-скилы, чем про конкретные навыки»

Каждый мой рабочий день начинается с планерки с руководителем. Мы обозначаем основные задачи на предстоящий день, прослеживаем прогресс по работе над поставленными целями. Далее я приступаю к «операционке» — чаще всего это проверка работоспособности ресурсов (значимая часть бизнес-процессов у нас строится на внутренних и сторонних интернет-ресурсах: CRM-системах, платформах обучения, агрегаторах недвижимости и др. Они должны исправно работать, чтобы наши коллеги-брокеры могли эффективно взаимодействовать с клиентами), помощь сотрудникам агентства по выкладке объявлений о продаже/аренде недвижимости, контроль того, чтобы коллеги работали по установленным в компании регламентам. Также занимаюсь планированием расписания руководителя и решаю такие периодические задачи, как заказ столика в ресторане, где будет проходить деловая встреча, подготовка к какому-либо мероприятию, подбор подарков для партнеров и т. д.

На самом деле моя деятельность во многом зависит от основного вектора крупных целей в развитии компании. Так, например, в прошлом месяце мы активно занимались улучшением нашей CRM-системы и в моем ежедневном расписании стоял пункт «связь с разработчиками»: я работала над постановкой задач программистам, была с ними в постоянном контакте.

Главное в нашей профессии — схватывать на лету. Новые задачи появляются очень быстро. Также важна ответственность и умение анализировать, доводить начатое до конца. А вообще, эта работа больше про софт-скилы, чем про конкретные навыки. Здесь важно понимать начальника с полуслова, успевать справляться со множеством мелких операционных задач. Кстати, я считаю, что помощник руководителя — не только исполнитель. Конечно, решающее слово за руководителем, однако я могу что-то посоветовать, и мой начальник может прислушаться к моим рекомендациям.

Мозг у личного ассистента должен работать во всех направлениях сразу. Наша работа всегда проходит в режиме многозадачности. Не бывает такого, что я просто сижу, пью кофе и неспешно пролистываю ежедневник. Всегда есть то, что делать. Помощник руководителя должен успеть всё и везде и держать руку на пульсе.

Если вы хотите стать личным помощником руководителя, но такой вакансии в компании, где вы мечтаете работать, пока нет, можно устроиться на другую должность. А дальше — уже проявить себя, показать, что вы умеете и чем вы можете быть полезны компании, коллективу; показать, что быстро учитесь и готовы к большим объемам работы. Мой пример — подтверждение того, что данная схема работает.

Другой путь — на тех же сайтах по поиску работы можно выбрать для себя позицию личного помощника руководителя / ассистента руководителя и пройти все этапы собеседования. Это возможно даже без опыта. Так что всё в ваших руках.

…Определенное время, чтобы погрузиться в отрасль и познакомиться с процессами внутри компании. Вы должны знать про свою сферу всё. Также нужно достичь доверительных отношений с руководителем. Часто бывает, что мой начальник еще не дал мне задание, а я уже поняла, что он от меня хочет, и начала продумывать, как это выполнить. У каждого свой срок вхождения в профессию, но быстро сделать это не получится.

Зафиксировать полет мысли руководителя и понять, к чему следует двигаться, невозможно без планировщика. Он может быть любым. К примеру, мне удобнее работать с бумажными ежедневниками (единственный минус — они очень быстро заканчиваются), а не с теми же заметками в смартфоне. Впрочем, я также ставлю задачи в CRM.

Другой необходимый инструмент в работе — телефон. Я всегда должна быть на связи, поэтому свой телефон я не могу выключить ни на ночь, ни на выходные. В отпуске я тоже не расстаюсь с ним. Кстати, по этой причине рекомендую всегда иметь с собой зарядку / портативное зарядное устройство.

Радует то, что в нерабочее время мой начальник не беспокоит меня по пустякам. Если он мне звонит/пишет, значит, это что-то важное, что нужно сделать сейчас / о чем мне нужно знать сейчас.

У меня очень интересная работа. Одно из преимуществ — всегда быть в курсе корпоративных событий. Фактически ты становишься человеком, который не только следует актуальной повестке, но и сам задает эту повестку. Со временем доля твоего участия в жизни компании растет: ты видишь, как помогаешь в развитии общего дела, в формировании компании.

Другой однозначный плюс — отсутствие однотипных задач. Да, есть какие-то рутинные обязанности, но их немного — намного меньше, чем тех, которые подчас заставляют поломать голову и после решения которых думаешь: «Вот это я молодец!»

Основной минус моей работы — незаменимость. Когда сближаешься с руководством в работе, понимаешь, что становишься неотъемлемой частью его деятельности. Да, у нас в агентстве есть люди, которые частично разбираются в CRM, или те, кто может решить определенную задачу. Но такого человека, который смог бы выполнить полностью мой функционал вместо меня, пока нет.

Когда постоянно находишься в состоянии боеготовности в работе, стресс неизбежен. Ответственность у личных помощников большая. Справиться с переживаниями, стрессом мне помогает спорт (бег), встречи с друзьями, вылазки на природу. Всё это хорошо перезагружает.

Если случается что-то непредвиденное, форс-мажорное, единственный выход — адаптироваться. К примеру, у нас в офисе недавно проходило обучение новых сотрудников. Главным лектором являлся наш руководитель, но в день обучения он заболел. Поэтому в роли педагога выступала я.

Или другая ситуация: у руководителя встреча, но он по каким-то причинам на нее опаздывает / не может на нее приехать. Тогда он звонит мне, объясняет, что важно обсудить, что сделать, и я его заменяю.

Мой график — будние дни, с 10:00 до 18:00. Но уйти с работы и забыть про нее у меня не получается. Я всегда на телефоне.

Штрафов у нас нет, а премии дают достаточно регулярно. В нашем коллективе мотивация строится на системе поощрений. Тем же риелторам премии дают за закрытие больших или важных сделок, мне — за хорошую работу, скорость выполнения задач, правильную организацию мероприятий.

Зарплата помощника руководителя зависит от компании, опыта, региона страны. Зарплатная вилка в вакансиях (без учета премий) — от 30 тысяч до 200 тысяч рублей в месяц. Средние же цифры по Москве — примерно 100 тысяч.

На первых этапах карьерный рост несколько размыт — у нас не принято присваивать помощникам уровни квалификации. В нашей профессии нет джуниор- и мидл-специалистов, как в IT. Рост начинается с уровня ответственности, доверия руководителя. С течением времени появляются более большие задачи, внутри которых есть свобода действий — есть возможность выстраивать какие-то процессы по-своему.

Кроме того, в процессе работы происходит обучение у руководителя. Ты видишь, как человек, который ведет бизнес, мыслит, как поступает. Так что в будущем вполне возможно стать заместителем руководителя или самим топ-менеджером. Я же на данный момент хотела бы расти внутри компании, где работаю, и стать руководителем отдела продаж квартир.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Фото: nothing-personal/iStock}