Что делать, если обнаружили недостачу?

Как правило, это происходит в результате инвентаризации. Компании обязаны проводить ее минимум раз в год — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Но можно делать это и чаще: в магазинах и на складах, например, такие проверки проводят раз в месяц или даже раз в неделю (на усмотрение руководства).

Кроме плановой инвентаризации, график которой составляют в начале календарного года, работодатель может провести внеплановую. Она необходима:

• при продаже/выкупе имущества или передаче его в аренду;
• при смене материально ответственных лиц;
• при реорганизации или ликвидации юрлица;
• после чрезвычайных ситуаций, в том числе стихийных бедствий.

Внеплановую инвентаризацию проводят и в том случае, если работодатель подозревает, что учет имущества ведется некорректно — что сотрудники ошибаются, присутствует воровство, есть проблемы с документооборотом и др.

Перечисляя причины недостачи, в первую очередь обычно называют воровство со стороны сотрудников или, если речь о розничном магазине, покупателей. Например, продавец не проводит товары через кассу и оставляет деньги себе или сотрудники уносят что-то из офиса / с производства (канцтовары, готовую продукцию, сырье и т. д.).

Однако наличие недостачи не всегда означает, что у компании кто-то ворует. Возможны и другие причины:

• Проблемы с учетом или документооборотом. Например, в складской программе не сохранились данные, бухгалтерия не получила нужные документы вовремя, задвоился приход товаров и это поздно заметили.
• Брак, порча, истечение срока годности. Если, например, магазин не успел продать молоко до того, как оно испортилось, — товар нужно списать. Фактически это недостача: хотя количество упаковок молока в магазине и документах одинаковое, с точки зрения продаж в магазине этого товара нет.
• Человеческий фактор. Иногда причиной недостачи является банальная невнимательность. Сотрудники ошиблись в описи, не нашли товар, потеряли или перепутали документы — и образуется недостача, хотя на самом деле всё в порядке.
• Недопоставка. Это недостача по вине поставщика: если в документах он указал большее количество товара, чем передал фактически.
• Форс-мажоры. Ущерб компании могут нанести стихийные бедствия, пожары, аварии и другие чрезвычайные ситуации.
• Естественная убыль. Это потеря массы товара при сохранении его качества в пределах установленных законодательством требований. Например, если замороженные продукты хранятся вне холодильника, они могут оттаивать и терять в массе — в результате по документам будет одно количество продукта, а фактически другое.

Материальная ответственность может быть ограниченной или полной.

Ограниченная относится ко всем сотрудникам. Если человек нанес ущерб имуществу работодателя, то должен компенсировать это. Максимальная сумма компенсации равна среднемесячному заработку провинившегося: например, если зарплата сотрудника — 20 тысяч рублей, а ущерба он нанес на 40, то работодатель может взыскать до 20 тысяч.

При полной материальной ответственности сотрудник компенсирует весь ущерб от недостачи, кроме упущенной выгоды. Обычно это касается тех, с кем действует специальный договор. Причем заключить договор о полной материальной ответственности можно не с каждым: есть ограниченный перечень должностей. В основном это сотрудники, которые непосредственно работают с деньгами или другим имуществом компании, — кассиры, товароведы, кладовщики.

В некоторых случаях полная материальная ответственность распространяется на всех сотрудников. Возместить ущерб целиком придется, если:

• недостача касается имущества, которое сотрудник получил по отдельному договору или другому документу;
• сотрудник повредил имущество умышленно или в состоянии опьянения;
  ущерб случился из-за преступления / административного проступка сотрудника и это доказали в суде;
• работник разгласил охраняемую законом тайну, например коммерческую.

Таким образом, если недостача появилась потому, что сотрудник ошибся, что-то украл или сломал, то он несет материальную ответственность — ограниченную или полную. А из-за естественной убыли, производственного брака, форс-мажора и др., на что сотрудник не может повлиять, привлечь к материальной ответственности его не вправе.

Прежде всего — найти причину. По Трудовому кодексу работодатель обязан провести внутреннее расследование и собрать объяснительные от сотрудников. В зависимости от причины недостачу можно списать:

• в расходы — если сотрудники ни при чем;
• с виновных — если недостача произошла по вине сотрудников и это удалось доказать.

Важно также правильно оформить недостачу. Нужно:

1. Составить инвентаризационную опись. В ней указаны товары и другое имущество, которое проверяется в ходе инвентаризации. Документ оформляется в двух экземплярах — для бухгалтерии и для материально ответственного сотрудника.
2. Составить сличительную ведомость. Сюда заносят расхождения результатов проверки с данными бухгалтерского учета. Ведомость также подписывает бухгалтер и тот, кто несет материальную ответственность.
3. Оформить ведомость учета результатов инвентаризации. Здесь указывается сумма избытков и недостач, а также их причины — в стандартной ведомости это пересортица, естественная убыль, вина сотрудников и потери сверх естественной убыли.
4. Отразить недостачу в налоговом и бухгалтерском учете.

Если работодатель выяснил, что в недостаче виноват сотрудник, и решил возместить ущерб, он может взыскать только сумму, не превышающую среднемесячный заработок виновного. При этом выпустить приказ нужно в течение месяца после того, как был определен точный размер ущерба. Если месяц уже прошел или материально ответственный сотрудник должен выплатить сумму больше своей зарплаты, получить компенсацию получится только через суд.

Это зависит от должности сотрудника и действий работодателя. Главное, о чем нужно помнить: для любых штрафов и вычетов необходимо четкое обоснование. Работодатель обязан доказать вину сотрудника, убедиться, что тот был ознакомлен с должностной инструкцией и подписал договор о материальной ответственности. Если сотрудник не согласен с размером или причиной взыскания, он может обратиться в суд.

Если в недостаче виноват сам работодатель, сотрудник не несет за это ответственности. Например, в магазине была обнаружена недостача. Выяснилось, что произошла кража товара — при этом работодатель не установил предварительно сигнализацию/камеры. Значит, вина лежит именно на работодателе: он не создал условия для хранения имущества. И если в недостаче обвинят продавца — он может обжаловать это в суде.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: DALL·E}