Про что спросить на личной встрече у своего подчиненного

Чтобы получить от встречи максимум, важно тщательно подготовить тему, рассчитать тайминг, узнать больше о самом сотруднике.

В нашей команде опытным путем мы выяснили, что разговаривать по работе можно с кем угодно и много о чем. На «антуанах» (так неофициально называют встречи one-to-one) можно:

• общаться на отвлеченные темы;
• обсуждать обратную связь;
• изменения в компании, процессах, команде;
• развитие — индивидуальное и по грейдам, зарплату;
• ближайшие планы;
• результаты пульс-опросов;
• моменты, которые не получается проговорить в команде.

Все темы можно миксовать на одной встрече, а можно посвятить каждой из них отдельный one-to-one. В этой статье Мария Николаева, специалист по внутренним коммуникациям маркетингового агентства CRM-group, расскажет подробнее о каждом пункте.

Смол-ток (от англ. small talk — дословно: «маленький разговор») — короткая беседа на отвлеченные темы. Смол-токи перед основной повесткой снижают напряжение, располагают собеседников друг к другу.

До начала обсуждения рабочих вопросов можно у сотрудника спросить, например, о прошедших или предстоящих выходных. А заранее из его соцсетей — узнать, что сейчас его заботит: дети, ремонт, домашние животные, отпуск и т. д.

Что можно спросить:

1. «Скоро праздник: планируешь отмечать?»
2. «Ты уже довязала шапку?» / «Ты собрал тот огромный конструктор? А покажи, что у тебя получилось!» / «Расскажи, как сходил на концерт».
3. «Как дела у твоей кошки, она поправилась?» / «Видел фото твоего кота — такой красивый! Что это за порода?»
4. «Заметил, ты начала учиться играть на барабанах: расскажи, как пришла в голову эта идея? А есть видео, где играешь? Так интересно посмотреть! Ух ты, круто! Когда нам сыграешь?»

Руководителю всегда есть что сказать сотруднику. Соберите обратную связь и преподнесите ее человеку.

Если он всё делает хорошо, это не значит, что обратная связь не нужна. Просто скажите, что всё в порядке. А если есть негативный фидбэк от вас или команды — обсудите, как это починить.

Что спросить:

• «По каким проектам ты хотел бы получить от меня обратную связь?»
• «Давай договоримся, что я… а ты в свою очередь… На следующей встрече обсудим результаты».
• «Спасибо тебе за встречу. Было классно услышать про…»

В живой компании что-то происходит ежедневно. Руководителю важно быть в курсе того, как его сотрудники реагируют на все изменения.

Что спросить:

• «На прошлой неделе мы ввели новый процесс: теперь книги в онлайн-библиотеке можно взять через специальный сервис. Скажи, ты и ваша команда уже воспользовались им? Как вам? Если неудобно, то что хотели бы поменять?»
• «Мы сменили позиционирование недавно. Как тебе? Может быть, что-то тебя тревожит в связи с этим?»
• «У вас в команде новый коллега. Как считаешь, ему комфортно?»
• «Недавно уволился руководитель команды… Я слышал(-а), что ты расстроился. Поделишься со мной переживаниями?»

Всегда актуально говорить про развитие и планы. Можно обсудить движения по грейдам, индивидуальный план, заработную плату. Спросить, что человек хочет развивать, какие курсы пройти, где обучиться.

Что спросить:

• «Давай посмотрим: где ты сейчас находишься?»
• «Чувствуешь ли ты продвижение?»
• «Есть ли какие-то загвоздки?»
• «Как думаешь, почему ты не чувствуешь движения?»
• «Куда ты хотел бы двигаться?»
• «Ты уже присматривал интересные тебе курсы? Давай обсудим, как они помогут тебе развиваться в работе».

Расскажите, что планируете в ближайшем времени делать именно вы. Какие у вас есть планы, связанные с сотрудником.

Есть тип людей, которые не могут строить планы самостоятельно и всегда на что-то ориентируются. Станьте их маяком: пусть они ставят цели, опираясь на ваши. Для этого вам важно делиться своим видением.

Что спросить:

• «Я планирую до конца года вырастить нашу команду до 10 человек. У тебя нет классных знакомых авторов, которые могли бы нам подойти? Как тебе перспектива, что вас будет больше?»
• «Хочу составить карту коммуникаций. Поможешь мне определить шаги к этому?»
• «Ищу спикера для выступления на маркетинговой конференции в августе. Как думаешь, с какой темой можно выступить? Ты не хотел бы выступить сам? Кого-то можешь посоветовать из коллег?»

Новый формат встреч могут встретить и без энтузиазма. Разберем самые частые возражения.

Возражение 1. Человек не видит смысла в персональных встречах.
Что с этим делать? Выясните, в чем причина его скепсиса. Донесите смысл встреч one-to-one.

В первую очередь, позовите-таки сотрудника на «антуан» — обсудить возражение. В процессе может оказаться, что сотрудник «горит» и ему некогда: «Я лучше потрачу этот час на рабочие задачи». А может, человек напрягся и просто не понял, что за встречу вы ему предлагаете.

Если сотрудник действительно очень занят, старайтесь не затягивать «антуаны». Говорите по сути: можно составлять план встречи, чтобы не возникало неловких пауз, которые нечем заполнить.

Человеку, который действительно не понял, зачем нужны встречи с руководителем, нужно просто всё спокойно объяснить. Возможно, на его предыдущем месте работы руководители общались с подчиненными one-to-one, только чтобы отчитать. Важно развеять все сомнения и убедить, что такие встречи ценны и безопасны.

Возражение 2. Сотрудника сложно разговорить.
Что с этим делать? Искать подход к нему и задавать более конкретные вопросы.

В команде всегда есть интроверты. На встречах с руководителем им сложно говорить и проще слушать. Вы задаете, кажется, обычные вопросы, но получаете односложные ответы или молчание.

Постарайтесь понять сотрудника-интроверта. Он наверняка не настроен негативно — просто ему некомфортно, он нервничает.

Создайте спокойную обстановку, не отвлекайтесь на чаты, дайте человеку понять, что слушаете его. Будьте здесь и сейчас, в разговоре: используйте техники активного слушателя, кивайте головой, смотрите на его лицо, показывайте реакцию.

Задавайте конкретные вопросы, лучше открытые. Так собеседнику будет сложнее отделаться простым «да» или «нормально».

Спустя несколько качественных встреч разговорить такого собеседника станет гораздо проще.

Возражение 3. Человек не хочет тратить время руководителя.
Что с этим делать? Постараться убедить, что это такая же рабочая задача, как и остальные.

Мы замечаем, что некоторые наши сотрудники очень дорожат временем компании и руководителя. Это рождает лишнюю нервозность, страх потратить лишний час на что-то «неважное». Написали в кавычках, так как мы уверены, что наши спецы — честные люди и профессионалы. Они не будут заниматься неважным в рабочее время и тем более трекать это в рабочий таймер.

Таким сотрудникам нужно объяснить, что «антуан» только называется так шутливо. А на самом деле это обычная рабочая беседа. Вы не будете праздно болтать и тратить время руководителя: вы обсудите насущные дела, подсветите проблемы, почините процессы.

Возражение 4. Нам не о чем разговаривать.
Что с этим делать? Найти много тем для разговора и пообщаться.

Обсуждать на встречах с руководителем можно много чего. Другое дело, что сотрудники часто просто не привыкли говорить на эти темы именно с ним. Докажите, что обстановка безопасна и говорить с вами можно практически о чем угодно.

Привет! Ждала этой встречи с тобой, рада увидеться. Как настроение? Как провел выходные? Здорово. А у меня…

В общем, я накидала несколько пунктов, о которых хотела поговорить сегодня.

1. Обсудим последние изменения в компании, удостоверимся, что мы понимаем ситуацию одинаково.
2. Поговорим, как продвигаются дела по созданию курса для мидлов и сеньоров. Хочу поделиться своими идеями.
3. Наметим план твоего дальнейшего развития.
4. И хочу услышать твое мнение по поводу результатов пульс-опроса по нашей команде.

А что ты хотел бы обсудить сегодня?

Окей, погнали по порядку.

1. Начнем с того, о чем ты хотел поговорить…
2. Теперь про изменения. У нас появился новый процесс заказа обучения. Поделись своим мнением насчет него. Считаешь ли ты это полезным? Всё ли тебе понятно в этом процессе?
3. Поделись, на каком этапе сейчас разработка курса? Какие трудности у тебя возникают сейчас? Я могу тебе помочь? Смотри, у меня была еще идея добавить в план… Как считаешь, стоит ли это делать?
4. Мы еще планировали поговорить про развитие. Расскажи, какой следующий шаг ты видишь в своей карьере? Что нужно от меня, чтобы помочь тебе? Есть какой-то план действий по достижению твоей идеальной роли? Что ты планируешь делать в ближайшие три-шесть месяцев, чтобы продвинуться к своей идеальной роли? Какие проекты могут тебе помочь? Какое нужно обучение?

Отлично, кажется, обо всём поговорили. Тебе хочется еще что-то осветить?

Давай назначим следующую встречу: понедельник, 10:30, через две недели.

Удобно? Ну всё, пошли работать. Спасибо за встречу, получилось продуктивно!

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: iStockphoto}