Бумага или цифра — что выбрать для трудовой книжки?

Чтобы не утонуть в бумагах и упростить отчетность, работодатели переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — такую возможность им дает трудовой кодекс. В рамках этого процесса они оформляют локальные акты, где объясняется, как КЭДО будет работать, и уведомляют о переменах сотрудников.

По общему правилу работник вправе согласиться или отказаться. Уволить его за отказ нельзя, и в этом случае работодатель должен бесплатно выдавать ему документы на бумаге. Но в ТК есть оговорка: на тех, кто впервые трудоустроился после 31 декабря 2021 года, КЭДО распространяется по умолчанию.

Документы, которые работодатель может перевести в электронный вид, перечислены в приказе Минтруда. Среди них:

• Трудовой договор. Его можно сразу заключить в электронном виде (причем для удаленщиков эта возможность прописана в ТК отдельно). Дополнительные соглашения тоже можно оформлять через КЭДО.
• Документы, связанные с временем отдыха, — например, заявление и приказ об отпуске.
• Некоторые заявления, согласия и справки — к примеру, заявление на материальную помощь, справка о доходах, согласие на командировку или сверхурочную работу.

С больничными ситуация следующая. Для сотрудника они выглядят как часть КЭДО, бумажный листок о временной нетрудоспособности приносить никуда не нужно. Но механизм такой: документы существуют в электронном формате вне зависимости от того, внедрил работодатель КЭДО или нет. С 1 января 2022 года медучреждения оформляют больничные только в цифровом виде, и работодатель получает сведения о них через систему СФР.

По умолчанию КЭДО затрагивает бо́льшую часть кадровых документов. Если работодатель использует такую систему, сотрудники практически не влияют на то, что именно будет переведено в цифровой вид. Но иногда выбор есть, хоть и с оговорками.

Трудовая книжка

С 2020 года можно оформить электронную трудовую книжку или остаться с бумажной. Это зависит от желания сотрудника и от того, когда он начал работать: у тех, кто впервые трудоустроился после 2021 года, книжки сразу ведутся в цифровом формате.

Работодатель в любом случае передает сведения о трудовой деятельности в электронном виде в СФР — данные о месте работы, должности, переводах и увольнении. Если сотрудник решил оставить бумажную трудовую, то работодатель будет и ее заполнять, и по-прежнему отправлять данные в СФР; для самого сотрудника ничего не изменится.

После перехода вернуться к бумажной версии не получится. Но по заявлению или при увольнении работник вправе получить выписку из сведений о трудовой деятельности в бумажном или цифровом виде.

Медкнижка

Она тоже может быть электронной или бумажной — но это регулирует не трудовое законодательство, а приказ Минздрава. По нему до 1 сентября 2026 года можно выдавать и вести медкнижки на бумаге, но впоследствии они останутся только в электронном виде.

Чтобы завести электронную медкнижку, сотрудник подает заявление на «Госуслугах» или сразу приходит в медучреждение — это может быть аккредитованная частная клиника или, например, один из центров гигиены и эпидемиологии. По направлению работодателя он проходит медосмотр и гигиеническое обучение, затем сдает аттестацию, а клиника передает сведения об этом в государственную информационную систему. О том, что всё готово, человек может узнать в личном кабинете на «Госуслугах».

Для некоторых документов КЭДО не применяется. ТК запрещает оформлять в электронном виде:

• приказы об увольнении;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• документы, подтверждающие, что человек прошел инструктаж по охране труда.

В первом случае не имеется в виду, что абсолютно все документы, связанные с увольнением, должны быть на бумаге. Во-первых, подать заявление, если вы увольняетесь по собственному желанию, или получить сведения о трудовой деятельности можно и электронно — это не запрещено. Во-вторых, есть исключения для удаленщиков: если нужно ознакомиться с документами, которые по закону оформляются только на бумаге, можно сделать это и в электронном виде (как именно, прописывается во внутренних документах). Так что ехать в офис, только чтобы подписать приказ об увольнении, не придется.

Акты о несчастных случаях не входят в КЭДО, поскольку оформляются по отдельным правилам. После несчастного случая работодатель собирает комиссию и проводит расследование, затем составляет и утверждает акт в двух экземплярах — один передает пострадавшему, второй хранит у себя вместе с материалами расследования.

Для инструктажей по охране труда действуют отдельные правила, утвержденные правительством. Но, как и в случае с увольнением, это не значит, что электронный формат здесь не используется вовсе: например, протокол по результатам обучения может быть представлен в цифровом виде.

КЭДО не подразумевает, что сотрудники вообще лишаются возможности получить документы на бумаге. Если документ создан в электронном виде, а вам нужна бумажная копия, можно обратиться к работодателю с соответствующим заявлением; он обязан будет выдать ее в течение трех рабочих дней. Получить таким образом можно, например, копии приказов о приеме, переводе и увольнении, трудового договора, справки о зарплате и периоде работы. Кстати, само заявление вы вправе подать электронно.

Для удаленщиков правила чуть другие: им бумажные копии отправляют по почте, заказным письмом с уведомлением. Еще они могут запросить копию на электронную почту — если, например, нужна справка о доходах, которую можно заверить и цифровой подписью тоже. То, как удобнее получить документ, указывается в заявлении.