Как планировать день, чтобы действительно всё успевать

Причины:

• Время — ограниченный ресурс, а задачи у людей цифровой эры бесконечно множатся, как и ожидания от себя.

• Даже самый опытный специалист не сможет с точностью до минуты, а то и получаса предсказать, сколько времени у него займет та или иная задача: жизнь сложнее и интереснее наших предположений.

• Техник тайм-менеджмента стало много, и они хорошо известны всем поклонникам наполненной, результативной жизни. Настолько хорошо, что включается самосаботаж и поиск обходных путей. А также особый вид прокрастинации — productivity porn: это когда вы непрерывно ищете новые подходы к тайм-менеджменту, не доводя до ума задачи с помощью старых (приличного названия на русском ему еще не придумали).

• Несмотря на ценность и нужность времени, оно не является единственным условием, что задача будет выполнена. Порой для этого требуются внешние ресурсы — участие коллег, наличие определенных программ — и почти всегда внутренние — мотивация и силы делать/решать/достигать.

И вот мы переходим к энергии. Оказывается, этот ресурс — не просто восполняемый (после отдыха работается лучше), но и условно неограниченный: когда вас переполняет энергия, вы успеваете сделать в два раза больше, лучше, креативнее, чем в «нормальном» состоянии.

Психолог Джим Лоэр и журналист Тони Шварц в своей совместной книге предложили четыре принципа управления энергией, на основе которых можно строить собственную систему энерджи-менеджмента и повышать работоспособность.

1. Для полной вовлеченности и максимальной продуктивности необходимо использовать все четыре вида энергии: физическую, эмоциональную, умственную и духовную.
2. Энергетический потенциал уменьшается как при чрезмерном, так и при недостаточном использовании энергии. Вы правильно поняли: если устаете недостаточно, то уровень энергии постепенно падает. Поэтому необходимо разумно расходовать энергию и планировать ее пополнение.
3. Пополнять энергию необходимо с помощью специальных ритуалов и источников, которые каждый определяет для себя сам.
4. Если будете регулярно и по чуть-чуть выходить за рамки своих возможностей — ваш энергетический потенциал вырастет. Иногда бросайте себе вызовы, тогда со временем появятся силы на большее.

Сразу оговоримся: это не навсегда. Если вы в принципе не поклонник дневников и трекинга — уговорите себя заниматься самонаблюдением всего месяц (в крайнем случае две недели).

Благодаря дневнику вы лучше узнаете себя, заметите, что вас заряжает, а что истощает. Кроме того, дневник поможет:

• понять, какие задачи и какого объема вы реально способны выполнить в зависимости от того, как выглядит ваш день;
• отследить свои основные ценности (как проводите время и на что тратите силы — то и ценность, даже если вы привыкли думать о себе иначе);
• внести изменения в свой образ жизни, чтобы максимально повысить уровень энергии.

Что можно сделать уже сегодня?
1. В блокноте или гугл-таблице ежедневно отмечайте:

• уровень своей энергии (по 10-балльной шкале);
• оценку своего настроения (по 10-балльной шкале или в виде смайликов);
• продолжительность сна;
• наличие/отсутствие в меню алкоголя;
• наличие/отсутствие в меню вредной пищи;
• прогулки;
• спорт;
• с кем проводили время (и как после этого себя чувствовали);
• задачи, которые выполняли (и как после них себя чувствовали).

2. Каждое утро воскресенья посвящайте экспресс-анализу записей из дневника: что кажется очевидным? что сильно не нравится? как это поменять?

Никто лучше вас самих не знает пределы вашей энергии. Устанавливая границы, вы одновременно защищаете свой энергетический уровень и мотивируете себя на достижение целей. При этом помните:

• слишком скромные ожидания от себя (при условии что вы здоровы, не выгорели и в целом любите свою работу) — способ постепенно снизить уровень энергии, к чему вы, вероятно, не стремитесь;
• границы могут и должны быть гибкими: когда меняются жизненные обстоятельства или состояние здоровья, вы вправе снизить уровень требований к себе.

Что можно сделать уже сегодня?

1. Сформулируйте список задач, критически важных для вашей работы и дохода (не более трех-четырех видов).
2. Определите минимальное количество задач, которое вы способны выполнить в течение дня, даже если устали, больны или не в настроении работать.
3. Определите максимальное количество задач, которые вы способны сделать хорошо в течение одного дня — при этом сохранив состояние потом выйти на 15-минутную прогулку или поболтать по телефону с подругой.
4. Посмотрите количество важных задач, запланированных на сегодня: вы укладываетесь в свой энергетический диапазон?

Энергию можно не только пополнять, но и экономить. Некоторые задачи и действия вытягивают из вас неоправданно много энергии, например:

• физической — алкоголь, табак, недосып, тяжелая, жирная пища, спорт, который вам не нравится, не подходит по темпераменту или по состоянию здоровья;
• эмоциональной — конфликты, стрессы, общение с неприятными людьми, тревога о будущем, чувство вины и сожаления о прошлом;
• ментальной — частые отвлечения, многочисленные уведомления на смартфоне или компьютере, невозможность сосредоточиться;
• духовной — конфликт между рабочими/личными задачами и собственными ценностями.

Что можно сделать уже сегодня?

1. Составьте список того, что вас истощает: неприятные люди, вредные привычки и т. д.
2. Составьте план, который поможет на этой (!) неделе избежать одного такого вампира.

Восполнение энергии должно стать вашим приоритетом, и это надо планировать даже до начала планирования рабочих и личных задач. Как визит к врачу: даже если не успеете что-то другое, к врачу точно дойдете. Просто потому, что «надо».

Что можно сделать уже сегодня?

1. Составьте список способов, которые помогут вам восполнить потраченную физическую энергию. Среди них могут быть: сон, правильное питание, физическая активность (в том числе тренировки и прогулки), ароматная ванна, массаж, ничегонеделание на пляже или на траве в парке.
2. Впишите в ежедневник хотя бы одну прогулку до конца недели.
3. Впишите в ежедневник задачу на выходные: «составить меню, которое включает здоровые рецепты».
4. Составьте список способов, которые помогут восполнить эмоциональную энергию. Среди них могут быть: встречи с друзьями, полное молчание в течение нескольких часов, медитация и дыхательные практики, фрирайтинг, антистресс-раскраски.
5. Выберите способ, который нравится вам больше всего, — и впишите в ежедневник соответствующую задачу: например, «медитация утром 15 минут» или «позвонить Васе и договориться о шашлыках на субботу».
6. Составьте список способов, которые помогут восполнить ментальную энергию. Самые популярные — чтение и рефлексия, но нравятся они не всем, поэтому можно поступить иначе. # Экономьте ментальную энергию, а пополнится она сама (об экономии было выше).
7. Составьте список способов, которые будут восполнять духовную энергию. Это могут быть: религиозные практики, чтение книг, медитация, игры с ребенком или с домашними питомцами, творчество.
8. Внесите в ежедневник соответствующую задачу. Не через месяц, а до конца недели.

Интересная особенность привычек: на их создание уходит много энергии, а их применение затем ее экономит. Приведем пример. Помучившись с тем, чтобы без внутреннего скрипа читать по 20 страниц книги в день, вы постепенно станете неосознанно брать книгу. Это простое действие поможет восстанавливать эмоциональную, ментальную или духовную энергию.

Что можно сделать уже сегодня?

1. Выберите полезную привычку, которой у вас пока нет и которая поможет в будущем «заряжаться». Важно: только одну!
2. Определите простое действие, которое нужно совершать регулярно (ежедневно или три раза в день).
3. Скачайте приложение — трекер привычек.
4. Выполните необходимое действие, поставьте первую галочку и похвалите себя.
5. Настройте напоминания.

Ритуал — это последовательность действий, которые «работают» на одну цель. Особенность ритуала — это его обязательность, незыблемость/неизменность и внутренняя вера, что он необходим и полезен. Ритуалы помогают:
а) преодолевать сопротивление переменам,
б) сохранять позитивный настрой,
в) придавать вес решениям.

Что можно сделать уже сегодня?

1. Найдите в своем расписании свободные 10/15/20 минут и забронируйте их «под ритуал».
2. Подумайте, какие способы восполнения энергии можно последовательно объединить, чтобы они стали ритуалом. Это может быть банальное «бодрое утро»: зарядка — медитация — фрирайтинг — чтение. Или «мама делает детям добрую маму»: ароматическая свеча — зеленый чай — хорошая книга — медитативная музыка — письмо благодарности.
3. Впишите в ежедневник такой энергетический ритуал на ближайший день.

Альтернатива — геймификация. Если вы далеки от «всей этой эзотерики» и не хотите придумывать ритуал, подключите игру в «заряженного зайчика»: собирайте энергетические клады, получайте призы и ачивки за высокий уровень энергии.

Бронируйте временные «слоты» для максимально продуктивной работы
Большинство планируют дела в зависимости от их срочности, важности или того, насколько те кажутся интересными, — и при этом игнорируют естественные всплески и спады энергии. Попробуйте иначе: выделите маркером в ежедневнике отрезки времени, когда вы обычно чувствуете себя наиболее «заряженным» (обычно это не более двух-трех часов), — и впишите сюда самые важные для вас задачи.

Бронируйте время для глубокой работы (работы «в потоке», deep work)
Некоторые задачи требуют полной сосредоточенности. Выделите в ежедневнике отрезки времени, когда у вас хватает сил и мотивации, и сделайте отметку: «включить авиарежим» / «уйти в переговорку» / «поставить на стол табличку со злой собакой».

Ставьте рутинные задачи на «период бессилия»
Раскидывайте задачи на день так, чтобы простые, не самые важные выполнялись в те отрезки времени, когда вы чувствуете упадок сил или сонливость.

Бронируйте время на отдых
Не просто бронируйте, но сразу планируйте что-то конкретное и вдохновляющее. Если напишете «отдых» — рискуете проваляться на диване под сериал, а затем энергия начнет уходить на сожаления о напрасно потраченном времени.

Настройте напоминания о перерывах
Если каждые час-полтора делать 10-минутные перерывы, силы будут возвращаться — как по волшебству. Целенаправленно восполнять энергию всё равно придется, но уже реже.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: gerenme / IStock}