Укрощаем хаос: наводим порядок в цифровом пространстве

Технологии подарили нам не только удобные сервисы и приложения, но и новое понятие — цифровое выгорание. Психологи так называют усталость и стресс из-за перегруза информацией и слишком активного использования гаджетов. Если от очередного уведомления на смартфоне хочется спрятаться и подходить к ноутбуку нет никакого желания, это может говорить как раз о цифровом выгорании.

Один из его источников — хаос, который царит в приложениях и гаджетах. Он сам по себе создает дополнительный стресс: например, коллега очень ждет от вас документ, а вы уже полчаса ищете его по чатам и письмам. А постоянные уведомления вызывают ощущение, что от вас вообще всем на свете что-то нужно, и непонятно, за что хвататься и чего хочется самому. Если такое продолжается долго, наступает эмоциональное и физическое истощение: продуктивность падает, настроение тоже, а отключиться от информационного шума полностью получается только во сне.

Поэтому, чтобы помочь себе или предотвратить цифровое выгорание, важно разобраться в своем онлайн-пространстве. Как это сделать?

Начните с малого

Не пытайтесь навести порядок везде и сразу. Выберите что-то одно — почту, конкретный мессенджер или соцсеть. Это пугает меньше, чем разбирать цифровые завалы во всех сервисах одновременно. Даже если больше вы ничего не разберете, у вас хотя бы где-то появится удобная система, да и информационный шум снизится — а это уже хорошо.

Структурируйте всю информацию

Письма, уведомления, сообщения и посты можно и нужно рассортировывать. По какому принципу вы будете это делать, зависит от вашего комфорта. Например, можно сгруппировать всё по темам — работа, личная переписка, контент для саморазвития — или ориентироваться на тип информации — вынести в почте все рассылки в отдельную папку.

Проверьте, поддерживает ли сервис автоматическую сортировку. Такая возможность обычно есть в электронной почте: вы настраиваете фильтры и письма автоматически попадают в нужную папку.

Сохраняйте важные данные отдельно

Цифровые сервисы удобны, но не всегда работают стабильно: из-за технических сложностей, блокировок и других факторов вы можете внезапно потерять доступ к важной информации. Поэтому сохраняйте ее где-то еще — например, в памяти гаджетов, на флешках, внешних жестких дисках. Или в облачных хранилищах, если считаете их достаточно надежными.

Расставляйте приоритеты

Решите, какую информацию вы хотите видеть сразу — всегда или в конкретный промежуток времени. Например, уведомления в рабочих чатах вы готовы просматривать только по будням с девяти до 18, а на сообщения от друзей и близких настроены реагировать даже ночью. Дальше всё просто: оставляйте оповещения для самой важной информации и отключайте для остального.

Это не значит, что остальное вам не нужно в принципе, просто такой контент не должен поглощать всё внимание. Выделите время, когда будете проверять всю почту, мессенджеры и соцсети, — например, 10–20 минут два раза в день. Так вы ничего не упустите, а реагировать на миллион уведомлений не придется.

Выбирайте каналы для конкретных задач

Конечно, это не всегда возможно: например, рабочая переписка ведется в почте и мессенджере одновременно и от вас лично это не зависит. Тем не менее есть смысл разобраться, для чего вам нужен тот или иной сервис. К примеру, в одном мессенджере только школьные и домовые чаты, в другом вы общаетесь с семьей и друзьями, а третьим давно не пользуетесь — значит, стоит сохранить всю важную информацию оттуда и выключить уведомления.

Откажитесь от ненужного

Подумайте: подписаны ли вы на рассылки, каналы или блоги, которые уже для вас не интересны или бесполезны (или там давно не публикуют ничего нового)? Если да — смело отписывайтесь или архивируйте, как и старые цепочки писем. В вашем цифровом пространстве останется только актуальная информация, и поддерживать порядок в ней будет проще.

Навести порядок в электронной почте помогает методика Inbox Zero. Ее суть в том, чтобы после каждой вашей проверки папка «Входящие» оставалась пустой. Это позволяет не пропустить важные письма и в то же время не захламлять почту ненужной информацией.

Предположим, вы уже воспользовались советами из предыдущего раздела — рассортировали всё по папкам и выбрали время, когда будете проверять почту. И вот оно наступило: вы открываете папку «Входящие» и видите непрочитанные письма. Следующий шаг — решить, что с ними делать:

• Удалить. Если это, например, рассылка, к которой вы не вернетесь, или письмо, которое не требует реакции, — смело удаляйте.
• Делегировать. Это подходит в основном для рабочей переписки: если пришло письмо с задачей, которую может быстрее сделать коллега и она входит в его зону ответственности, перешлите его ему.
• Ответить сразу. Это для тех случаев, когда информацию не нужно обдумывать и ответ займет минут пять.
• Отложить, если подумать всё-таки нужно. Можно записать это себе как отдельную задачу и вернуться к ней в удобное время. Если времени понадобится много — напишите отправителю, когда сможете дать полноценный ответ.

Еще один вариант действий — вручную переместить письмо в нужную папку. Он актуален, если вы решили не настраивать автоматическую сортировку, или письмо пришло с нового адреса, или поднимается новая тема.

Здесь многое зависит от функционала конкретных сервисов и ваших целей. Некоторые мессенджеры, например Telegram и Max, напоминают соцсети: вы не только общаетесь, но и читаете блоги, новости. Кроме того, в компании могут быть внутренние мессенджеры.

В этом разделе расскажем об общих принципах и лайфхаках, которые подойдут для работы с большинством мессенджеров.

• Отделите чаты от другого контента. Это стоит сделать вне зависимости от того, по какому принципу вы решили сортировать информацию. Так сообщения от семьи, друзей или коллег не затеряются среди других уведомлений.
• Закрепляйте самые важные чаты, чтобы сразу видеть новые сообщения.
• Используйте теги. Это подойдет как для общения, так и для «Избранного». С тегами ориентироваться в чате будет проще, но их не должно быть слишком много.
• Настраивайте уведомления под конкретные задачи. О самом простом варианте мы сказали выше: оставить уведомления только для важных чатов плюс настроить время, в которое они будут включены. Но есть и другие варианты: например, в Telegram можно установить отдельные звуковые оповещения для каждого чата или сделать так, чтобы вам приходило оповещение, только если кто-то упомянул вас в сообщении.
• Расскажите собеседникам, как вы используете мессенджеры. Это нужно не всегда: например, на работе могут быть свои регламенты — вроде «не писать в чатах после 19:00». Но если у вас есть личные правила, стоит рассказать о них хотя бы тем, с кем вы общаетесь регулярно. Допустим, вы не слушаете голосовые и не проверяете мессенджеры на выходных — предупредите об этом. Так в чатах будет меньше лишней информации, а еще вы сможете избежать обид, недопониманий и других проблем.
• Не используйте один чат для всех вопросов. В какой-то момент информация начнет теряться, а участники станут забывать, что они уже обсуждали. Если создавать новый чат по каждому вопросу не хочется, посмотрите, позволяет ли мессенджер делать вкладки или списки тем в существующем обсуждении. Или договоритесь о системе тегов — это менее удобно, но всё же поможет сориентироваться.
• Решите, нужна ли вам автоматическая загрузка файлов. С одной стороны, удобно, когда документы и другие файлы открываются сразу и сохраняются в память гаджета автоматически. С другой — в какой-то момент вы можете обнаружить, что память забита открытками от родственников и старыми мемами от друзей, и разбирать эти завалы придется отдельно.

В основном здесь те же принципы, что для почты и мессенджеров: сортировать информацию по папкам, отписываться от неактуального контента или архивировать его, отключать уведомления и проверять ленту в ограниченное время. Но есть особенность: соцсети могут смотреть потенциальные работодатели или заказчики. По данным Работы.ру и СберПодбора, в России так делает каждый третий работодатель и в 10% случаев увиденное становится причиной отказа в работе. Чтобы навести порядок в личных соцсетях с этой точки зрения, обратите внимание на следующие моменты:

• Настройки приватности. Решите, кому какой контент вы будете показывать. Например, личные сторис и посты можно оставить для друзей и семьи, а в общий доступ выкладывать нейтральную информацию.
• Оформление профиля. Посмотрите, как оформляют соцсети ваши коллеги по отрасли: что указывают в описании, насколько креативно и с какой интонацией рассказывают о себе, какие фотографии используют. Копировать не стоит, но можно взять что-то за ориентир.
• Подписки. Лучше ориентироваться не только на личные предпочтения, но и на то, какое впечатление создает перечень контента, который вы читаете. Проверьте, есть ли среди нейтральных блогов и каналов то, что может смутить потенциального работодателя, — стоит временно отписаться от таких авторов или вообще скрыть подписки из общего доступа.
• Боты и пустые аккаунты в списке друзей. Это тоже неактуальный контент, который вряд ли вам нужен. Отписавшись, вы и порядок наведете, и взаимодействие с профилем себе облегчите.