Стать проджект-менеджером

Как новичку в профессии показать свои навыки и опыт их применения

560

В проджект-менеджмент приходят специалисты из разных профессий. При смене работы им необходимо показать нужные навыки и релевантный опыт в резюме. Как найти у себя компетенции проджект-менеджера и правильно их преподнести, объясняет Евгения Лапина, ментор магистратуры «Управление IT- и digital-проектами» РАНХиГС и «Нетологии», ментор PMO.

Я работаю в управлении проектами уже более 20 лет: была руководителем проектного офиса в «M.Видео» и «Эльдорадо» и департамента управленческих технологий в авиакомпании «Волга-Днепр». За это время наняла много проджект-менеджеров, посмотрела тысячи резюме и видела разные пути развития специалистов. В этой статье расскажу, как найти в себе склонности к этой профессии, показать свои навыки работодателю и выбрать подходящее место для первой работы.

Офисные мифы: канбан — доска со стикерами

Как попасть в проджект-менеджмент

В проджект-менеджмент приходят специалисты с совершенно разным опытом. По результатам опроса студентов нашей магистратуры в эту профессию идут программисты, дизайнеры, аналитики, менеджеры по продажам, маркетологи и многие другие.

Часто такой переход наблюдается в сферах, где работа организована в проектном формате: в IT, логистике, маркетинге и продажах. Специалисты здесь уже хорошо понимают, как устроена проектная работа, и им проще примерить на себя роль проджект-менеджера. Они могут взять часть организационных задач и понять, интересно ли им это.

Переход особенно перспективен для многих IT-специалистов: сотрудников поддержки, веб-разработчиков и дизайнеров. Обычно они быстро достигают карьерного потолка в своей профессии, и проджект-менеджмент дает им возможность дальнейшего роста внутри команды.

Попасть в проджект-менеджмент можно по-разному. Вот несколько распространенных вариантов:

  1. Смена должности внутри компании. Такое часто происходит в крупных корпорациях. В них постоянно появляются новые проекты и обязанности, и перед сотрудниками открывается возможность попробовать себя в новой функции. Например, если компания запускает проект по доставке, менеджер по логистике может взять на себя управление командой в нем. Так, когда я работала в «М.Видео», ко мне часто приходили сотрудники из подразделений. Сначала они пробовали выполнять отдельные задачи в проекте, а затем постепенно переходили в проджект-менеджмент.
  2. Трудоустройство после обучения. Бывает, что выпускники вузов и образовательных программ устраиваются на работу, не имея никакого опыта. Им стоит рассчитывать на более низкие позиции: стажера или ассистента проджект-менеджера. Так они смогут освоиться в новой профессии и попрактиковаться, а затем постепенно будут брать на себя отдельные задачи и уже в процессе дорастут до самостоятельного управления проектом.
  3. Переход из одной компании в другую. Если специалист уходит из своей профессии, то может и просто сменить место работы. В этом случае ему потребуется показать, какими навыками в проджект-менеджменте он обладает, и доказать, что его предыдущий опыт пригодится на новой должности.

Как найти в себе навыки проджект-менеджера

Если в текущей профессии вам не хватает общения, хочется выступать перед людьми, что-то организовывать или вам просто нравится всё планировать, то стоит попробовать себя в проджект-менеджменте.
Ключевые навыки, которыми должен обладать этот специалист:
- Коммуникация — она составляет 80% работы. Требуется постоянно общаться с командой и стейкхолдерами, участвовать во встречах и проводить презентации.
- Командная работа: умение сотрудничать и наличие лидерских навыков, чтобы эффективно взаимодействовать с коллегами.
- Умение планировать и организовывать: знать методологии и подходы к организации процессов, обладать навыками тайм-менеджмента и иметь стремление к упорядочиванию.
- Логическое мышление: умение структурировать требования, видеть взаимосвязи между задачами и находить эффективные решения.
- Готовность к новому. Каждый новый проект не похож на предыдущий, поэтому нужно постоянно изучать незнакомое, исследовать непривычные пути и не бояться испытаний.
- Ориентированность на результат. Цель проджект-менеджера — успешно завершить проект, поэтому его мотивирует не процесс, а результат работы.

Чтобы понять, подойдет ли вам эта профессия, попробуйте найти подходящие задачи на текущей работе. Это могут быть несложные организационные обязанности или небольшой проект. Например, можно взять на себя подготовку корпоративного мероприятия или даже дня рождения начальника. Такая задача не потребует сильных навыков в проджект-менеджменте, и руководству будет проще вам ее доверить. А вы сможете попробовать себя в новой роли и проверите, есть ли у вас необходимые способности.

Существуют и более простые способы выявить свои склонности. Можно сделать это с помощью нескольких инструментов:

  1. Выполнить упражнение «Идеальный день». Подумайте, какие типы задач вам нравится выполнять, и представьте, как мог бы выглядеть рабочий день вашей мечты. Это поможет понять, чего именно вам не хватает в текущей профессии и похоже ли это на проджект-менеджмент.
  2. Пройти тест Белбина. Ответив на вопросы, вы сможете определить, насколько сильно выражены у вас управленческие качества и какая модель взаимодействия с людьми подходит вам в работе.

Как научиться договариваться и почему это важно

Как показать свои навыки и опыт в резюме

При смене профессии бывает сложно отобразить необходимые навыки и релевантный опыт в резюме. Иногда сделать это просто невозможно. Например, когда менеджер по продажам решает стать разработчиком, он не может показать опыт написания кода или работы с нужными инструментами. В проджект-менеджменте сделать это намного проще. Он включает в себя множество надпрофессиональных навыков. Коммуникация, планирование, умение работать в команде, нацеленность на результат — всё это вы наверняка использовали в своей предыдущей работе. Поэтому, переходя в проджект-менеджмент, всегда можно найти нужные навыки и опыт. Главное — правильно их подать.

Сформулируйте свои навыки и опыт как проектную работу

Если у вас был опыт участия в проекте, но на другой должности, укажите это. Назовите проект и свою роль в нем. Допустим, вы работали в логистическом департаменте и участвовали в проекте по автоматизации транспортных процессов. Можете написать, что были стейкхолдером проекта по внедрению IT-системы. Затем сформулировать свои функции так: «Написание функциональных требований, тестирование пользовательских сценариев, участие в проектных комитетах, формирование отчетов и презентация статуса проекта по блоку логистики».

Если такого опыта не было, вы всё равно можете продемонстрировать наличие нужных навыков. Помните — любую работу реально представить в виде проекта. Для этого сформулируйте свои обязанности на предыдущем месте как проектную работу и укажите их в описании предыдущего опыта:
- Если выполняли организационные задачи (например, были тимлидом), можно написать: «составление плана», «подготовка отчетов», «помощь в организации работы команды».
- Если участвовали во встречах, можно указать: «планирование и организация встреч», «проведение встреч» или «фиксирование задач на встречах». Такой опыт может быть у секретаря и любого участника проекта.
- Если делали презентации и выступали сами, напишите: «проведение презентаций»; а если готовили визуальные материалы, укажите: «подготовка презентаций» или «сбор и структурирование информации». Например, такой опыт может быть у менеджера по продажам, дизайнера, аналитика.
- Если, как и многие другие сотрудники, вы отчитывались руководителю о проделанной работе, можно написать: «составление отчетов» и «участие в отчетных мероприятиях».

Все обязанности и достижения, которые касаются компетенций проджект-менеджера, стоит поставить в начало списка. Напишите должность и в первую очередь укажите их, даже если это не было вашим приоритетом в работе. Так работодатель сразу заметит именно тот опыт из вашей предыдущей сферы деятельности, который его и интересует.

6 способов найти наставника

Получите практический опыт

Чтобы резюме было убедительным, а вы чувствовали себя уверенно, лучше подготовиться к смене работы заранее. Ищите возможности получить нужный опыт. Попробуйте:
- Проявлять инициативу на текущем месте. Не бойтесь брать на себя новые, смежные с проджект-менеджментом задачи: проводить встречи, делать презентации и организовывать работу команды. Старайтесь участвовать в новых проектах компании или инициируйте их сами.
- Придумать практический проект. Если на текущей работе нет возможности участвовать в проектной деятельности, «создайте» себе проект сами. Это может быть любая задача в профессиональной или повседневной жизни. Например, попробуйте внедрить метод канбана для организации рабочих задач или спланировать отпуск, используя диаграмму Ганта.
- Сделать учебный проект. Если вы уже учитесь проджект-менеджменту, нужно обязательно участвовать в групповых проектах и даже организовывать их самому. Например, изучая риск-менеджмент в магистратуре, можно собрать команду из пары человек и вместе составить реестр рисков.

Для всего этого потребуется освоить основы проектного управления и сразу пытаться применять их на практике. Необходимо научиться:
- Планировать проект: создавать план, учитывать ограничения и рассчитывать сроки выполнения задач, знать стратегии работы с рисками и применять матрицу для их оценки.
- Управлять бюджетом: знать основы финансового планирования, типы расходов в проектах, влияние денежного потока на финансовые результаты компании и уметь составлять бизнес-модели проекта.
- Структурировать информацию: классифицировать данные, создавать оптимальную структуру для управления, составлять грамотное техзадание, создавать базу знаний проектных документов.
- Контролировать процесс работы: управлять командой и подрядчиками, приоритезировать задачи, следить за их выполнением — используя для этого такие инструменты, как Jira, MS Project и Trello.
- Анализировать условия проекта: находить взаимозависимость внутренних факторов и учитывать внешние ограничения, влияющие на проект, такие как законодательные нормы, договоренности с партнерами и финансирование.
- Управлять изменениями и находить решение проблем: проводить диагностику потребностей и возможностей нововведений, оценивать эффективность изменений и владеть подходами к проектированию преобразований.

Это позволит вам не только показать свой опыт, но и лучше понимать будущие задачи. В результате при поиске работы вы будете чувствовать себя более уверенно: сможете предметно отвечать на собеседовании и приводить примеры на основе своего практического опыта.

Будьте готовы к каверзным вопросам

Если предыдущего опыта на должности проджект-менеджера нет или он небольшой, при просмотре вашего резюме у работодателя могут возникнуть сомнения в вашей компетентности. Поэтому на собеседовании нужно быть готовым к каверзным вопросам. Чтобы ответить на них правильно: будьте уверены в себе и старайтесь подать свои минусы как плюсы.

Вот несколько вопросов, которые вам могут задать, и варианты ответов на них:

- «Почему мы должны взять именно вас, а не другого кандидата с опытом? Как без опыта работы вы планируете справиться с проектом?»
Объясните, что по сравнению с опытным специалистом вы более мотивированы и готовы работать с большей отдачей ради того, чтобы получить опыт. Или скажите, что один из навыков проджект-менеджера — умение справляться с новыми задачами и вы им обладаете. Чтобы доказать это, приведите пример из жизни: например, расскажите, как вы справились с какими-то изменениями. Постарайтесь выбрать пример из сферы деятельности компании или из задач, которые потребуется выполнять на проекте. Так, устраиваясь в авиакомпанию, можно рассказать о случае, когда ваш рейс отменили, и описать, как вы действовали. Так вы продемонстрируете, как мыслите в нестандартной ситуации, и пример будет выглядеть более релевантным.

- «Как вы справитесь с командой, которая состоит из более опытных сотрудников, чем вы? Как вы сможете убедить их в верности своих решений и контролировать работу?»
Можно ответить, что вокруг любого человека есть более опытные люди и как раз это дает возможность быстро расти. Расскажите о своих принципах в общении и о подходах, которые будете применять. Например, о том, что для вас важно доверие и уважение команды и что вы сможете их завоевать, интересуясь мнением коллег и прислушиваясь к ним. Приведите пример, как делали это на предыдущей работе. Это позволит доказать, что вы обладаете нужными коммуникативными навыками и справитесь с новыми обязанностями.

- «Что вы считаете приоритетным в работе проджект-менеджера?»
Так работодатель пытается оценить, что для вас наиболее важно: команда, процессы или что-то еще. Правильного ответа здесь нет. Но важно показать, что вы можете широко смотреть на проект: видеть его как целую систему, где приоритеты зависят от ситуации. Вариант ответа: «Задача проджект-менеджера — реализовать проект так, чтобы компания получила ожидаемую ценность, а стейкхолдеры остались довольны результатами. Для этого нужно соблюсти требования к качеству, срокам и бюджету. Поэтому я буду анализировать ситуацию целиком, расставлю приоритеты и оценю риски». Придумайте конкретную ситуацию и опишите свои действия. Например, если при подготовке срочного запуска проекта, где задействована вся команда, руководство вдруг попросит дополнить список задач, то вы, проанализировав весь процесс и отметив необходимость действовать как можно быстрее, предложите дописать их уже после запуска.

- «Над каким проектом вы не хотели бы работать?»
С ответом на этот вопрос нужно быть осторожным. Поскольку он изначально негативно окрашен, здесь легко уйти в рассуждения о том, что вам не нравится. Но делать этого не стоит. Важно оставаться в позитивном настрое и просто сдержанно высказать свое мнение. Можно описать свои принципы и жизненные ценности и объяснить, какие проекты им не соответствуют. Например, если вы за здоровый образ жизни или экологичное потребление, то вам вряд ли подойдут проекты, которые не вписываются в эти аспекты.

Какие вакансии искать

У начинающих специалистов будет больше шансов:

  • В сфере предыдущей работы. Если вакансия подразумевает плотное взаимодействие с продуктом, то опыт будет для него преимуществом. Например, менеджеру по логистике стоит искать вакансии в логистических компаниях. Тогда, даже не имея сильных навыков в проджект-менеджменте, он будет лучше ориентироваться в задачах, поскольку понимает специфику сферы и сможет предусмотреть все сложности.
  • В небольших компаниях. Сильные управленческие компетенции и опыт, как правило, требуются в крупных компаниях. А в небольших проджект-менеджер чаще всего совмещает несколько функций. Например, занимается внедрением новой системы или изменением процессов и при этом сам участвует в исполнении этих процессов. Так что здесь профессиональные знания тоже будут преимуществом. А если до этого специалист работал в крупной компании, для небольшой это уже будет ценным опытом. Он сможет поделиться знаниями о том, как организуются процессы, и применить их на новом месте.

Совет

Даже не имея непосредственного опыта в управлении проектами, вы можете показать, что обладаете нужными навыками. Главное, ответьте на вопрос: зачем вы идете в проджект-менеджмент? Не стоит выбирать эту профессию только потому, что она востребована. Сначала попробуйте себя в отдельных проектах — чтобы убедиться, что вам действительно нравится организовывать работу, постоянно общаться с командой, пробовать новое и добиваться результатов. Если такие задачи вас по-настоящему увлекают, работодатель это обязательно оценит и шанс получить должность будет выше.

Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: iStockphoto

Как планировать день, чтобы действительно всё успевать