Какие вопросы надо задать до того, как приступить к выполнению рабочей задачи

В каждой профессии, отрасли и должности свои нюансы. Смысл и формулировки обязанностей различаются, но само определение рабочей задачи дает возможность выделить схожие черты.

Рассказываем, какие вопросы надо задать руководителю или коллеге, ставящему вам задачу, прежде чем бросаться ее выполнять.

«Сколько у меня на это времени? К какому сроку я должен выполнить эту задачу?»

Задача, у которой нет срока, — это пожелание, которое с вероятностью 99% будет выполнено «никогда-нибудь». Задача, срок которой «вчера», — повод обсудить приоритеты с руководителем. Задача, срока которой вы не знаете, — будущая причина депремирования и потери репутации.

Уточните у того, кто ставит вам задачу, дату и время выполнения, а также промежуточные дедлайны, если они есть. Когда задача объемная, разумно разбить ее на составляющие и назначить дедлайн для каждой — так вы сможете четче отслеживать прогресс.

«Что есть в моем распоряжении для выполнения задачи? Каков бюджет? Могу ли я использовать специальное оборудование или программы?»

Для одних задач вам хватит собственных профессиональных знаний и рабочего компьютера, оборудованного офисными программами. Для других могут потребоваться связи, полномочия, знания или приспособления, которых пока нет.

Перечисленные выше вопросы — это вежливая, «политкорректная» формулировка, которая намекает человеку, что вы обязательно справитесь, если дать вам в руки инструменты и подстраховать на старте.

«Насколько эта задача важна? Настолько ли, чтобы отодвинуть и отложить все остальные? Или можно решать ее планово, когда будут выполнены срочные задания и появится время?»

Едва ли вы сидите за рабочим столом и дожидаетесь, когда руководитель выдаст вам порцию задач. Скорее наоборот: ежедневник заполнен встречами, списки дел занимают не одну страницу, почта ломится от входящих писем и уже «подгорает» ближайшая задача.

Спрашивая про приоритетность, вы тактично напоминаете руководителю, что он платит вам за работу и вы эту работу делаете — в том числе прямо сейчас. Если окажется, что задача «самая-самая» важная, со спокойной душой передвигайте остальные дедлайны, предварительно предупредив всех заинтересованных лиц.

«Кто еще участвует в выполнении этой задачи? Если несколько человек — какова моя роль и роли остальных? Как будет разделяться ответственность? Кто за главного? Как будет проходить общение?»

В классическом понимании коллектив, люди — это «ресурс». Но нюансов много, и вопросы о командном взаимодействии для удобства можно объединить. Ваша цель — выяснить, работаете вы «соло» или кто-то поможет. Важно понять, чем ценны остальные участники и по каким вопросам к ним можно будет обращаться.

«Зачем нужна эта задача? Является ли она частью чего-то большего? Какую проблему мы решаем, выполняя ее?»

На самом деле вы спрашиваете, действительно ли нужно выполнять эту задачу, или можно отложить ее на неопределенный срок, пока все о ней не забудут. Кроме того, понимание контекста подстегнет вашу внутреннюю мотивацию: появится интерес, азарт, упорство, проснутся амбиции — особенно если достижение цели выделит вас среди коллег-конкурентов.

«Как мы поймем, что задача выполнена? Каким должен быть результат? Кто и по каким критериям будет его оценивать? Какие отчетные документы нужно составить?»

Если вы сразу не сопоставите с руководителем представления о желаемом результате, то может получиться так: довольный собой, вы отчитываетесь о возросших продажах, а начальник возмущается уменьшением количества покупателей и снижением среднего чека. Не ставьте себя в положение Ивана, которого отправляют незнамо куда и незнамо зачем: например, «продавать гораздо больше», «создавать премиальный буклет» или «готовить классный отчет о работе с клиентами».

«К кому можно обратиться за советом или консультацией? У кого уже есть успешный опыт выполнения подобной задачи?»

Не знать что-то — нормально, не нормально об этом молчать. Если в компании есть сотрудники, у которых много опыта и экспертизы в решении похожих проблем, можно поучиться не на собственных, а на чужих ошибках и справиться с поставленной задачей быстрее. В интересах руководителя «подстелить вам соломку» — предупредить сотрудников о том, что может понадобиться их мнение или совет.

«Можно ли мне решать эту задачу иначе? Например, не так, как в компании привыкли, или не так, как вы предлагаете?»

Очевидные решения не всегда лучшие, а вас, специалиста, нанимают для того, чтобы вы справлялись с работой наиболее эффективным способом. Если в компании действуют официальные регламенты, негласные правила или обычаи основателя-самодура — что ж, делайте так, как сказали. Если же дадут свободу выбора пути — воспользуйтесь этим.

Пусть количество вопросов вас не пугает: многие детали прояснятся при постановке задачи. Из остальных можно будет выбрать те, без ответов на которые прийти к результату не получится.

Главное — не бойтесь показаться некомпетентным. Всемирно известный, хоть и не существующий в реальности, Доктор Хаус утверждал: «Задавая вопросы, выглядишь умнее, чем когда молчишь, не зная ответов». А в Harvard Business Review подтвердили и расширили эту мысль, опираясь на результаты исследования: когда мы спрашиваем совета и задаем толковые вопросы, то выглядим умнее и компетентнее в глазах того, к кому обращаемся.

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: Robert Kneschke / Shutterstock}