Что делать, если на работе вами затыкают дыры

• В компании, занимающейся разработкой, задачи у мидлов и сеньоров расписаны на квартал вперед — и тут приходит новый VIP-заказчик. Вы один из мидлов, и начальник вызывает вас, чтобы «обрадовать»: клиент ваш.
• В разгар сезона простуд в школе заболела половина учителей математики, и 11-классников к ЕГЭ готовить некому. Точнее, есть кому — вам, пусть вы и ведете математику в среднем звене. Завуч старших классов так и говорит: «Верю, что вы справитесь».
• Вы специалист техподдержки в крупном провайдере услуг. На днях произошла ошибка в системе, и на компанию посыпались жалобы клиентов. Теперь вы вынуждены работать сверхурочно, объяснять, что скоро инженеры всё исправят, и вежливо просить: «Спокойствие, только спокойствие». Правда, спокойствия иногда не хватает вам самому — ведь ошибка случилась не по вашей вине.
• Коллега плохо справляется с составлением отчетов. В ответ на ваши жалобы о том, что приходится тратить время на исправление ошибок, начальник принимает неожиданное решение: поручить эту задачу вам.

«Благодаря» готовности (или вашему молчаливому согласию) браться за все внезапные задачи вас называют незаменимым сотрудником, хвалят на планерках, приводят в пример, иногда отпускают с работы пораньше.

Разбираясь с нештатными ситуациями, вы получаете ценный опыт, заводите новые знакомства, развиваете новые навыки — а в итоге можно значительно пополнить резюме впечатляющими сведениями. Иногда вы даже испытываете гордость, ощущая себя многоруким Буддой.

Вот только минусов у такой роли больше.

• Вы страдаете от перегрузок
  Приходится часто работать сверхурочно или по выходным. Нестандартные, авральные ситуации сами по себе вызывают стресс, провоцируют конфликты — а вы сталкиваетесь с ними постоянно. Может развиться хроническая усталость, пропасть аппетит, нарушиться сон и появиться чувство вины из-за того, что не успеваете пообщаться с близкими.

• Вы отвлекаетесь от основных обязанностей
  В долгосрочной перспективе это плохо отразится на вашей производительности и результатах: силы иссякнут, а времени на их восстановление и не будет. Новые навыки — это не так уж и здорово, когда они совсем не нужны для работы, за которую вам платят или к которой вы стремитесь.

• Вы несете дополнительную ответственность без дополнительной компенсации
  Часто руководство затыкает дыры, но не предотвращает их возникновение потому, что не хватает ресурсов (в том числе денежных). Проще говоря, за дополнительный труд вам не заплатят, а дальше по цепочке: придет разочарование в работодателе, потом — в работе и в себе и, наконец, выгорание.

• Вы рискуете остаться крайним
  Во время аврала все слишком заняты, чтобы искать и наказывать виноватых. Но исправить такую ситуацию сложнее, чем решить штатную рабочую задачу, — а значит, высок риск провала. В итоге то, что вы не «вытянули», может лишь вызвать недовольство, негативно повлиять на репутацию и самооценку.

Звучит жестковато, но это правда: ответственные за возникновение проблемы есть всегда.

Вы согласились поучаствовать в решении критичной проблемы один раз, другой, третий — и так приобрели статус дежурного спасателя. Причины покладистости бывают разными:

• неумение говорить нет;
• гипертрофированное чувство ответственности;
• неуверенность в себе и своем положении в компании («Если откажусь — начнут придираться к моей работе»);
• желание построить или сохранить хорошие отношения с начальником, получить поблажки и плюшки от него;
• страх потерять работу;
• пессимизм, твердая вера во вселенскую несправедливость или подспудное желание быть мучеником.

Начальники, совсем как девушки в известной песне, бывают разные. Некоторые:

• не умеют планировать — из-за чего задачи хаотично накладываются друг на друга и где-то дежурно есть протечка;
• не обладают достаточным профессионализмом, чтобы понимать обязанности подразделения и свои полномочия как лидера, — в результате многие задачи навязываются сотрудникам извне и с указанием «надо вчера»;
• не дают четких инструкций (не умеют или не стремятся) — из-за чего в коллективе возникают конфликты и сотрудники скидывают поручения друг другу;
• выбирают любимчиков — и прощают им лень, промахи, срывы дедлайнов, при этом прикрывая их в ущерб другим сотрудникам.

Бывает так, что источник проблемы не в людях, а в окружающей среде или внешних обстоятельствах. Дыры регулярно возникают (как и необходимость их затыкать) в компании, если:

• работы так много, что ее объективно невозможно выполнить при текущем количестве людей;
• на решение задач выделяется недостаточно ресурсов — времени, денег, оборудования;
  сотрудникам не хватает квалификации и информации для выполнения поставленных задач;
  слишком часто меняются приоритеты;
• между сотрудниками не налажено общение, люди не стремятся друг другу помогать;
• регламентов и правил слишком много — выполнение задач тормозит череда согласований;
  в решении задач участвует необоснованно много людей, каждый из которых не понимает, что он должен делать и за что отвечает.

P. S. Важно помнить, что непредвиденные проблемы возникают в любой компании: по вине клиента, партнера, подрядчика или государства. В этих случаях руководство тоже привлекает сотрудников к «затыканию дыр» — но отличие в том, что это происходит редко и не носит стабильный характер.

Начните с ревизии. Составьте список поручений, задач и обязанностей, которые вам навязывают срочно и сверх, потому что кто-то другой с ними не справляется. Дальше действуйте по ситуации.

• Подумайте, почему вы соглашаетесь. Поможет фрирайтинг, сеанс с психологом, честный разговор с самим собой или с лучшим другом.

• Побеседуйте с начальником. Объясните, что вы благодарны за возможность проявлять себя и расти профессионально, но страдают ваши непосредственные обязанности. Попросите о мнении и совете, как вам быть. Не поднимайте тему дополнительной оплаты или оплачиваемых дней отпуска: разговор об этом наверняка зайдет, но вы окажетесь в сильной переговорной позиции, если не станете ни о чем просить.

• Пообщайтесь с коллегами в неформальной обстановке. Расскажите, что заметили, как плохо сказываются на вашей работе срочные сторонние задачи. Предложите вместе придумать правила справедливого их распределения.

• Начните отказывать в ситуациях, когда вам дают поручения, не связанные с вашими должностными обязанностями. Если сложно — просите время «на подумать»: за час-два вы найдете подходящую причину, да и вообще отказать будет психологически легче. Кроме того, за это время человек, возможно, выберет другого «исполнителя».

• А может, лучше пока и вовсе взять на себя ответственность и осознанно соглашаться на срочные чужие задачи — например, ради укрепления репутации или наработки навыков для интересной вам должности?

• Поговорите с начальником о ситуации. Объясните, что из-за непредвиденных поручений от него вы хуже справляетесь со своими прямыми обязанностями. Попросите совета: как распределить нагрузку, какие задачи выполнять в приоритетном порядке. И будьте готовы предложить собственные идеи, как упростить вашу жизнь.

• Составьте и отрепетируйте несколько реплик для вежливого отказа, например: «Как мне взять в работу эту задачу, если прямо сейчас я занят [описание задачи] и это займет [продолжительность ее выполнения]?» или «Я бы с радостью взялась за это, но во время нашей недавней беседы вы сказали, что задачи x и y более приоритетные. К сожалению, я успею выполнить только их».

• При попытке заткнуть вами очередную дыру задавайте вопросы, например: «Я сейчас занят [описание задачи], потом планировал [описание другой задачи]. Вы хотите, чтобы я сделал [описание поручения]. С чего мне начать? Что делать, если не успею всё в рабочее время?»

• Предлагайте помощь, если можете взять без ущерба для своей работы небольшую задачу, дать совет, кинуть ссылку, кому-то позвонить или накинуть несколько идей.

• Выполняйте свои задачи превосходно, чтобы, получив отказ, начальник не смог к вам придраться.

• Обсудите ситуацию с начальником. На примерах покажите, что плохо выстроенные процессы или нехватка ресурсов приводят к постоянным авралам и мешают вам выдавать наилучшие результаты из возможных. Предложите идеи о том, как улучшить ситуацию, и свою помощь в их воплощении.

• Замечайте проблемы раньше, чем они возникнут. Если на планерке слышите, как коллеге ставят задачу, и знаете, что ему не хватит ресурсов, чтобы справиться, — сразу говорите об этом. Так вы предотвратите ситуацию, когда коллегу нужно будет спасать.

• Выбирайте себя: спокойно решайте задачи, которые важнее для вас и находятся под вашим контролем. Остальное ставьте в очередь.

• Всё плохо уже долгое время? Подумайте о том, чтобы сменить работу. Карьера в условиях хаоса становится непредсказуемой — готовы ли вы рисковать?

_{Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Иллюстрация: mevans / iStock}